возврат/зачет НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 78 НК РФ сумма излишне уплаченного налога может быть зачтена в том числе в счет предстоящих платежей налогоплательщика по этому или иным налогам. Зачет сумм излишне уплаченных налогов производится по соответствующим видам налогов (федеральный налог можно зачесть в счет федерального). Правила, установленные для отношений по зачету (возврату) излишне уплаченных сумм налогов, распространяются также и на налоговых агентов (п. 14 ст. 78 НК РФ).
Главой 23 НК РФ не определен порядок возврата (зачета) излишне удержанного с физических лиц НДФЛ. Однако ст. 231 НК РФ предусмотрено, что такие суммы должны быть возвращены налоговым агентом налогоплательщику по представлении последним соответствующего заявления. То есть получается, что данная норма предусматривает только право налогового агента на возврат и только налогоплательщику, из чего следует, что зачесть налог в счет предстоящих платежей по другим налогам он не может. Ситуация так же усугубляется тем, что излишне удержанные и уплаченные суммы фактически налоговому агенту не принадлежат, а являются переплатой физического лица, поскольку в отношении НДФЛ налогоплательщиком является не организация, а физическое лицо.
В большинстве своих разъяснений на эту тему Минфин РФ говорил, что возврат налога может быть произведен следующим образом: сначала налоговый агент должен вернуть налог физическому лицу на основании его заявления, и только после этого он может обратиться в инспекцию со своим заявлением о возврате (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-04-06-01/222, от 09.06.2009 N 03-04-06-01/130).
В то же время Минфин России не отрицает и возможности зачета сумм излишне удержанного НДФЛ в счет предстоящих платежей по этому налогу, но только по доходам именно того налогоплательщика, с которого они были излишне удержаны (Письмо Минфина России от 22.02.2008 N 03-04-06-01/41, от 29.05.2007 N 03-04-06-01/163).
Таким образом, поскольку Минфин России "разрешает" зачитывать НДФЛ, Вы можете воспользоваться данными разъяснениями в свою пользу и подать в налоговый орган заявление о зачете имеющейся переплаты по НДФЛ в счет предстоящих платежей по этому налогу по доходам определенных физических лиц, с которых налог был излишне удержан.
Как упоминалось выше, излишне удержанные и уплаченные суммы НДФЛ фактически принадлежат физическому лицу, поэтому налоговый агент распоряжаться ими не вправе. Вместе с тем, если Вы последуете разъяснениям контролирующих органов и вернете налогоплательщикам эти суммы прежде, чем попросите их возврата из бюджета, то с этого момента суммы излишне уплаченного налога фактически станут Вашими. В этом случае Вы можете заявить их к зачету, в том числе в счет предстоящих платежей по любым другим федеральным налогам (ст. 13 НК РФ). Однако считаем необходимым предупредить, что у налогового органа на сей счет может возникнуть иное мнение и тогда Вам, возможно, придется отстаивать свои интересы в суде.
Так же необходимо обратить Ваше внимание еще на один момент: по мнению Минфина России (Письмо от 03.04.2009 N 03-04-06-01/76), для подтверждения права на возврат излишне удержанных сумм НДФЛ налоговому агенту нужно представить в инспекцию документы, подтверждающие излишнее удержание налога (справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физических лиц, платежки, документы, подтверждающие необоснованность удержания НДФЛ (в случае если какие-либо доходы налогоплательщика не подлежали налогообложению), и т.п.).
При этом ни ст. 78, ни гл. 23 НК РФ обязанность представления таких документов не установлена, поэтому считаем, что представлять их не обязательно, особенно, если проводилась сверка расчетов и имеется акт (п. 4 ст. 78 НК РФ). Однако во избежание споров с налоговыми органами безопаснее будет их все же представить.
Не предусмотрено так же НК РФ и представление налоговым агентом заявления налогоплательщика о возврате, вместе с тем, считаем, что такое заявление подать надо. В подтверждение такой необходимости, приведем решение суда, в котором суд, установив, что заявления работников о возврате налога и результаты перерасчета их налоговых обязательств предпринимателем не представлены, признал правомерным отказ налогового органа в возврате НДФЛ, несмотря на наличие акта сверки расчетов (Постановление ФАС Уральского округа от 22.07.2008 N Ф09-5055/08-С2 по делу N А60-30905/07). В то же время, имеется пример судебного решения, в котором суд отклонил довод инспекции о том, что непредставление документов, подтверждающих факт излишнего удержания НДФЛ и перерасчет налога, влечет невозможность возврата НДФЛ. При этом суд указал, что возврат налога осуществляется на основании заявления о возврате и возможность представления иных документов НК РФ не предусмотрена (Постановление ФАС Уральского округа от 11.11.2009 N Ф09-8694/09-С2 по делу N А60-7369/2009-С10).