Нас зовут обмениваться электронными документами через оператора ЭДО. Мы согласились и сейчас у нас есть и такие и бумажные документы. Как теперь это все грамотно хранить? Или те электронные лучше распечатать и держать со всеми в шкафу?
Вид для печати
Нас зовут обмениваться электронными документами через оператора ЭДО. Мы согласились и сейчас у нас есть и такие и бумажные документы. Как теперь это все грамотно хранить? Или те электронные лучше распечатать и держать со всеми в шкафу?
Вообще организовать хранение бумажных и электронных оригиналов можно с помощью ECM-системы, например, DIRECTUM, о которой лучше расскажет Алексей. Система позволяет управлять скан-образами бумажных оригиналов, а также работать с электронными документами.
Печатать же электронные документы для целей хранения нет необходимости и не имеет никакого смысла, поскольку при печати Вы получите просто бумажные копии.
Все верно.
Какое-то время вам предстоит работать с двумя потоками документов - на бумаге и в электронном виде. Это нормально, особенно в период перехода на ЭДО. Разработчики сервисов обмена и электронных архивов это учитывают, создают инструменты для управления двумя потоками.
Во-первых, стоит понимать, что часть документов у Вас уже в электронном виде и, работа, с этой частью, у Вас уже станет проще, быстрее и дешевле. Если вы начнете это печатать, то все пойдет насмарку - процессы станут еще дороже.
Во-вторых, в системе DIREСTUM есть вариант автоматизации и бумажного потока, для этого необходимо организовать сканирование входящих документов, а исходящие документы могут формироваться в форматах PDF автоматически. Бумага будет ходить только за пределами Вашей компании, а внутри будет все в электронном виде.
Словом, правильней заносить в электронный вид то, что на бумаге, чем распечатывать.
