Про ежемесячную отчётность в ПФР (СЗВ-М)
Как, наверное, уже все мы знаем, в прошлом году в порыве бурной законотворческой деятельности наши законодатели, внеся изменения в закон о персучёте, обязали работодателей ежемесячно (не позднее 10 числа месяца, следующего за отчётным) сообщать в ПФР информацию обо всех работающих у них сотрудниках. Соответствующая норма закона вступает в силу с 1 апреля 2016 года. Все мы, естественно, сразу резко «обрадовались», взяли под козырёк и поспешили исполнять.
ПФР, готовясь к приёму этой информации, разработал и утвердил форму СЗВ-М, по которой информацию нужно подавать. Эта форма утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п (зарегистрировано в Минюсте 18.02.2016 г. № 41142). Также ПФР утвердил электронный xml-формат данного отчёта для его передачи по телекоммуникационным каналам связи. Формат утверждён распоряжением правления ПФР от 25.02.2016 г. № 70р. Поскольку норма закона вступает в силу с 1 апреля, сдавать эту форму нужно будет первый раз за апрель в срок до 10 мая. Согласно новой редакции закона о персучёте (четвёртый абзац ст. 17 27-ФЗ), за несдачу данных в срок, а также за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений ПФР применяет финансовые санкции в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Когда и как сдавать
Традиционно на начало мая приходятся довольно длинные выходные (что же будет в новый год, даже не знаю пока). И, если логично посчитать, что период приёма СЗВ-М за апрель 2016 года начинается с 1 мая, то на личную сдачу отчётности СЗВ-М в ПФР в первый раз даётся целых четыре рабочих дня: 4, 5, 6 и 10 мая. Учитывая то, что форму нужно сдать всем работодателям, можно представить себе величину ожидаемых очередей в УПФР и нагрузку на их сотрудников. Всё это может создать определённые недоразумения.
Некоторые пользователи форумов писали, что получали от своих УПФР по ТКС письма с информацией, что, учитывая эти обстоятельства, ПФР в порядке исключения решил запустить кампанию приёма СЗВ-М с 15 апреля. Но на сайте ПФР на данный момент информации об этом нет. Возможно, это инициатива некоторых регионов. Рекомендую следить за новостями на сайте своего ОПФР.
Способы сдачи и ограничения на их применение те же, что и у РСВ-1.
Нулёвки?
Электронный формат файла СЗВ-М устроен так, что файл пройдёт проверку только в случае, если в нём будут сведения хотя бы об одном застрахованном лице. Таким образом, электронно «совсем нулевую» форму сдать не получится однозначно. Вместе с тем ни в коем случае нельзя считать нулёвкой юридическое лицо, в котором формально должен быть хотя бы руководитель: СЗВ-М по закону подаются на всех лиц, с которыми в отчётном периоде действуют трудовые договоры, а также договоры ГПХ, предусматривающие уплату страховых взносов. И не имеет никакого значения, в декрете сотрудник, в административном отпуске или каком-либо другом отсутствии; если трудовой договор (или соответствующий договор ГПХ) заключен, действует или перестал действовать в отчётном периоде, СЗВ-М по этому договору подаётся. "Совсем нулёвками", на мой взгляд, могут быть, разве что, ИП, зарегистрированные в ПФР как работодатели, но не имеющие работников. Но согласно вышеописанному сумма санкций за несдачу СЗВ-М у них равна нулю. Думаю, им на этот счёт можно не волноваться.
Описание формы
Методологически форма СЗВ-М является, наверное, самой простой и понятной для заполнения из всей отчётности в ПФР. Закон предписывает по каждому сотруднику подавать его ФИО, СНИЛС и ИНН. Но специалисты ПФР при разработке формы учли, что сотрудник не обязан иметь ИНН, а работодатель не вправе его требовать. В форме СЗВ-М графа ИНН есть, но она не является обязательной для заполнения, а заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН сотрудника. Также обязательным для заполнения является поле СНИЛС. Больше в этой форме решительно ничего нет.
Форма СЗВ-М предусматривает три типа отчётности:
- исходная – первоначальная подача сведений за данный отчётный период;
- дополняющая – дополнение ранее принятых сведений;
- отменяющая – отмена ошибочно поданных сведений.
И здесь надо рассмотреть ситуацию. Итак, в конце месяца принимается на работу новый сотрудник, не имевший ещё от роду СНИЛС. Работодатель, как и положено по закону о персучёте, подаёт в ПФР анкету застрахованного лица (форма АДВ-1) на оформление СНИЛС такому работнику. П. 9 инструкции по персучёту (приказ Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н) отводит на это 2 недели с даты заключения договора. В свою очередь ПФР в течение трёх недель со дня получения анкеты (п. 11 этой же инструкции) открывает вновь застрахованному лицу лицевой счёт и делает ему карточку СНИЛС. Другими словами, процесс оформления СНИЛС у работника по закону может занимать до пяти недель со дня заключения трудового договора (а ведь свидетельство надо ещё и получить), а сдавать СЗВ-М таки нужно до 10 числа месяца, следующего за отчётным. При этом СНИЛС является обязательным для заполнения, без него файл не примут. А подача сведений без данного застрахованного лица может обойтись страхователю в 500 рублей (хорошо, если только за это лицо, а не за каждое по страхователю: трактовать ст. 17 закона о персучёте можно двояко).
По таким ситуациям не помешало бы знать позицию ОПФР в своём регионе. Так, ОПФР по Москве и Московской области опубликовало на своём сайте новость http://www.pfrf.ru/branches/moscow/n...6/03/01/107736 , в которой настоятельно рекомендует не затягивать с получением СНИЛС и заверяет, что СНИЛС они выдают в пятидневный срок. Но, по правде говоря, у меня нет уверенности в том, что с ожидающейся нагрузкой сотрудники УПФР везде успеют сделать и выдать свидетельство в срок.
Выход из ситуации видится один – подавать в установленный срок исходную СЗВ-М, не указывая в ней данного сотрудника, а после получения СНИЛС досдать дополняющую форму СЗВ-М со сведениями на пропущенного сотрудника; в случае попыток УПФР предъявить претензии уповать на объективные факторы в виде вышеприведённых норм законодательства и инструкций. Срок досдачи дополняющей СЗВ-М не установлен, но во избежание сложностей с УПФР не стоит делать его неразумным. Некоторые отделения ПФР выпускают на эту тему свои разъяснения; рекомендую следить за новостями и письмами из УПФР.
Формат
Электронный формат формы СЗВ-М кардинально отличается от привычного формата других файлов отчётности в ПФР. Вкратце приведу внешние отличия от файлов текущего формата:
- имя XML-файла начинается не на PFR-, а на ПФР_ ;
- в отличие от файлов разделов 6 РСВ-1, нет ограничений на количество сотрудников в форме; сведения обо всех сотрудниках включаются в один файл (за исключением оговорённых случаев);
- в формате СЗВ-М отсутствуют сведения о лице, подписывающем форму (руководитель организации или представитель).
В любом случае столь радикальные изменения обуславливают необходимость доработки операторских программ, чтобы через них можно было сдавать СЗВ-М. Так что перед сдачей СЗВ-М по ТКС операторские программы потребуется обновить.
Механизмы контроля; возможные ошибки с недоразумениями
Когда закон разрабатывался, законодатели в качестве оправдания своих действий по созданию дополнительных неудобств работодателям и работникам заявляли, что эта отчётность предназначена для того, чтобы ПФР не индексировал пенсии работающим пенсионерам. Вместе с тем, в норме сказано, что форма подаётся на всех без исключения работников, даже если они в ближайшее время не планируют получать пенсию. По-видимому, ПФР будет сверять СЗВ-М с ежеквартальными данными персучёта и спрашивать со страхователей по поводу расхождений, а наличие ИНН в будущем может позволить организовать сверку данных между ПФР и налоговыми инспекциями.
Несмотря на простоту формы, не помешает рассмотреть возможные ошибки при сдаче СЗВ-М:
- нарушение контрольного соотношения в цифрах СНИЛС (опечатка);
- несоответствие ФИО и СНИЛС в базе данных ПФР;
- подача дополняющих или отменяющих сведений до приёма исходных за данный отчётный период;
- подача исходной СЗВ-М, если за данный отчётный период в УПФР уже принята исходная форма;
- подача дополняющих сведений на сотрудника, который был указан в ранее поданной исходной или дополняющей форме за данный отчётный период;
- подача отменяющей формы на сотрудника, по которому ранее за данный отчётный период исходные или дополняющие сведения не подавались;
- неотражение принятого в отчётном периоде сотрудника;
- отражение уволенного в предыдущем отчётном периоде сотрудника.
Если работодатель по ошибке подал сведения на уволенного сотрудника, то нужно подать отменяющую форму СЗВ-М. Недоподанные сведения нужно компенсировать дополняющей формой. Эти проблемы вряд ли удастся выявить в УПФР на этапе приёма отчётности. В остальных случаях отчёт наверняка «завернут» на этапе приёма. При этом, скорее всего, «заворачивать» будут всю форму сразу, а не сведения на сотрудников по отдельности, что может отразиться на сумме санкций.
В этой связи следует помнить о возможных коллизиях при смене ФИО, когда в форме будут указаны новые данные, а в УПФР на момент приёма ещё не успеют внести изменения в базу данных, или наоборот. Чтобы избежать таких коллизий, стоит при смене ФИО сотрудника рассчитывать подачу АДВ-2 на него таким образом, чтобы УПФР имело достаточно времени по инструкции о персучёте для отработки смены фамилии до или после подачи очередной формы СЗВ-М. При этом нужно соблюдать установленные сроки, в течение которых нужно подать АДВ-2.
В чём делать
С программами подготовки по этой форме проблем нет. Выгрузка СЗВ-М уже есть во многих распространённых бухгалтерских программах и бесплатных программах от ПФР; в настоящее время разработчики вносят, разве что, мелкие правки; многие из них уже опубликовали версии с выгрузкой СЗВ-М. Учитывая, что до сдачи формы времени ещё больше месяца, а сама форма не представляет из себя особых сложностей, вряд ли кто-то из разработчиков опоздает сделать её к сроку.
Проверка файлов
Страхователи могут проверить файлы СЗВ-М перед сдачей с помощью программы CheckPFR; программа CheckXML на данный момент не поддерживает проверку СЗВ-М. Также ПФР выпустил специальный модуль проверки СЗВ-М для встраивания в учётные программы и системы, но с ним есть определённые технические сложности, ввиду чего, насколько мне известно, разработчики не торопятся с встраиванием его в свои программы.
Контролируем
Как известно, при проверке на уровне страхователей нет и не может быть сверки с базой данных ПФР, а CheckPFR (по крайней мере, пока) может проверять только один файл СЗВ-М без учёта ранее поданных форм, поэтому даже положительный протокол проверки файла не гарантирует того, что этот файл будет принят. В любом случае для разрешения возможных недоразумений, связанных с разного рода техническими проблемами у страхователя и в УПФР, есть смысл сохранять принятые в ПФР отчёты (в т. ч. электронные файлы) у себя. Не исключено также расширение перечня ошибок расхождениями при сверке с разделами 6 формы РСВ-1.
Для контроля сразу нескольких файлов форм СЗВ-М за разные отчётные периоды подготовлена и сейчас тестируется программа СверкаСЗВМ. Эта программа на данный момент позволяет формировать списки различий между формами за два последних отчётных периода с учётом дополняющих и отменяющих форм, были бы только у страхователя принятые файлы, выявлять попытки дублирования подачи сведений (в т. ч. по отдельным сотрудникам) и подачи отменяющих сведений на отсутствующих сотрудников, а также показывать таблицу с данными о наличии и месте сведений по каждому сотруднику, имеющемуся хотя бы в одном из обрабатываемых файлов. Эта программа не заменяет CheckPFR, но может послужить полезным дополнением к ней при контроле файлов СЗВ-М перед отправкой и при разборе претензий ПФР в случае возникновения недоразумений. В перспективе предполагается добавление сверки файлов СЗВ-М с ежеквартальной отчётностью РСВ-1. Скачать отладочную версию программы можно по ссылке http://www.lubezniy.ru/soft/sverkaszvm/
