Напоминаие об окончании срока патентов (автоматизировать)

Добрый день. Как вы отслеживаете сроки окончания патентов с объемом ИП более 100 человек? У нас данные хранятся в таблице Excel. Но вручную, когда просматриваем, то можем и проглядеть срок окончания патента у ИП, соответственно не взять новый патент. А это чревато большими проблемами естественно. Подскажите может быть есть автоматизированные программы с напоминаем "У ИП Иванова заканчивается патент через 10 дней", например. Или поделитесь опытом как вы работаете с таким объемом вручную или если используете программы для учета, то какие?