Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?
Вид для печати
Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?
Если особой необходимости в переводе в эл. вид нет (законодательство этого не требует), то со старыми документами делать ничего дополнительно не нужно. Храните в течение установленного законодательством срока.Цитата:
Сообщение от Аноним
Что касается новых (электронных) документов, то порядок их архивного хранения нужно обязательно предусмотреть при внедрении электронного документооборота.
Добрый день! Спасибо за вопрос.
Ненужные документы – в шрёдер, нужные – на полку в архив :)
О том, каким образом и на протяжении какого времени следует хранить бумажные документы, подробно описано в Федеральных законах – № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Вопрос об оцифровке бумажных документов, как правило, встает в тех организациях, где накопился большой объем бумаги. Это и бухгалтерские документы, и договоры, и различные справки, спецификации, официальные письма, и пр. Если в вашей организации бумажных документов настолько много, что они в какой-то мере мешают вам в работе, верным решением, конечно же, будет их оцифровка :yes:
Какие задачи вы при этом решаете? Во-первых, ускорите поиск нужной информации. Согласитесь, одно дело искать данные в электронной базе, другое – ручками перебирать сотни документов в поисках того самого заветного. Во-вторых, освободите, наконец, полки в офисе, и здесь больше не будет скапливаться пыль. Плюсов много, не будем их все сейчас перечислять. Однако есть и одно серьезное «но». Если изначально документ был создан и подписан в бумаге, то оригиналом всегда будет именно бумага. А самое главное, в течение всего срока хранения такой документ уничтожать нельзя, даже если вы его оцифровали.
Здесь вы должны решить для себя, как вам удобнее работать – в бумаге или в «цифре». Если в «цифре» - спокойно оцифровываете важные документы, а бумагу отправляете подальше на склад (но не выбрасываете!).
Теперь немного об оцифровке. Оцифровка начинается со сканирования. Вы прогоняете бумажный документ через сканер и получаете на выходе либо изображение, либо текстовый файл. Рекомендуем сохранять документ в виде изображения в таких распространенных форматах, как .JPG, .PNG, .TIFF, а также .PDF. В этом случае сохранится стиль исходника. Эти форматы на сегодняшний день наиболее популярны. К тому же открыть их можно через любое приложение-просмотрщик графических файлов.
После того как вы оцифровали свои бумажные документы, естественно встает вопрос, где их хранить? Здесь перед вами несколько вариантов: 1) локальное хранение – вы просто помещаете оцифрованный массив данных в папку на своем компьютере; 2) удаленное хранение – используете обычные сейчас съемные накопители данных; 3) система электронного документооборота – если в вашей компании такая система уже используется, проще всего будет организовать в ней электронный архив; 4) «облачное» хранение – это наиболее современный способ хранения электронных документов. Кстати, если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные через него документы автоматически сохраняются в облаке.
Добрый день, гость
Мы дополним ответ наших коллег.
В вашем случае: «Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?», - стоит разобраться, какие документы, возможно, потребуются вам в будущем, а от каких вы и сами хотели бы избавиться, но не можете, так как они имеют срок хранения в соответствии с требованиями законодательства.
Итак, документы которые могут потребоваться в будущем, рекомендую использовать локальные архивохранилища типа «Архивариус», их прелесть в структурированной логике хранения, в последующем без особых трудностей сможете найти давно забытый документ «столетней» давности. При этом архивохранилище сможет его сохранить как в виде картинки, так и в виде открытого текста, чтобы не пришлось выбирать.
Документы, от каких вы и сами хотели бы избавиться, но не можете, так как они имеют срок хранения в соответствии с требованиями законодательства, рекомендую оставить как есть, через какое-то время у них закончится срок обязательного хранения, как и рекомендовали вам мои уважаемые коллеги чуть выше.
