А по ссылке тебе большой НАМЕК, как можно оформлять ситуации с возмещением сотруднику расходов. Заранее оформить, чтобы у проверяющих крушников (а налоговую даже не учитываю) не возникало вопросов, как в сабже.
Я бы еще в этот образец приказа добавил бы, что документы, подтверждающие стоимость покупки, в случае, если в таких документах указываются реквизиты покупателя, должны быть оформлены на учреждение, ну и для такого может быть сделал бы доверенности на определенный в приказе круг сотрудников.