Нужно организовать учет, а уж как это делать, решать вам, карточки ли писать или программный учет налаживать, тут все индивидуально. Потом надо заставить всех участников процесса этот учет все-таки вести, а не рассказывать
Никому не охота делать какие-то дополнительные действия, им и так хорошо, их ваши проблемы воровства, судя по всему, не волнуют. Если руководство заинтересовано, оно вас поддержит и учет будет и все будет понятно, где слабые места и сколько цемента съели мыши. Если кроме лично вас никому это не интересно, то можете и не начинать, все равно не получится пробить стену. Но начинать надо с инвентаризации, а от нее уже запляшет весь учет.