бумажный архив

[Аноним]

В нашей компании вполне приличный и, глядя на название этой конференции, я бы сказала, что ИДЕАЛЬНЫЙ архив. Бумажный, естественно. Нужно ли нам теперь, когда мы перешли на ЭДО, переводить старый бумажный архив за все годы в электронный формат?
Я просто не могу представить, сколько это работы и кто ее будет делать...

[Алексей Кольмай]

Подобные вопросы уже задавали на этой конференции, посмотрите предыдущие ответы. Поэтому я отвечу только общими словами.

Все зависит от ваших потребностей: сегодня мы можем сделать так, чтобы вполне мирно сосуществовали два архива - бумажный и электронный. Тем более, что старые документы все равно надо хранить на бумаге, ведь это оригиналы, обладающие юридической силой. Если вы не работаете с бумажным архивом оперативно, то можете оставить все, как есть. Пусть этот архив доживает свой срок хранения спокойно, а вся текущая работа будет уже с электронными документами.

Но если вам нужно постоянно обращаться к этим документам, то все-таки понадобиться делать их электронные копии для оперативной работы. Просто делаются сканы, заносятся со всеми реквизитами в DIRECTUM, там хранятся в оперативном доступе, а на бумажные оригиналы клеятся штрихкоды, по которым потом можно будет быстро найти нужные документ на полке.

По поводу трудоемкости - да, если архив насчитывает тысячи и десятки тысяч документов, его оцифровка является нетривиальной задачей. Но если речь идет об архиве небольшой или средней организации, то тут существует множество решений по потоковому сканированию и т.п. Так что, все можно сделать качественно и быстро)