Отдел продаж и бухгалтерия - есть ли конфликт?

[Демидова Татьяна]

Цитирую начало переписки из предыдущей ветки:
http://forum.klerk.ru/showthread.php...5#post50555615

меня, например, заинтересовало, как мне справиться с конфликтом между бухгалтерией и отделом продаж. Давайте меняться знаниями? Можете мне помочь?

Таня, а как документооборот налажен? У нас тоже есть, но не конфликт, а трения

У вас только с отделом продаж? Завидую... У нас не то чтобы конфликты, но часто непонимание со всеми, кто приходит в бухию... Документы не доносят, отдают неизвестно кому, потом начинают вытряхивать из нас - "я же приносил!" и тыды... как вообще построить отношения бухии с другими подразделениями и сотрудниками, чтобы работа была эффективной и чтобы избежать конфликтов? это все на самом деле интересно, но на деле каждый выживает как может: столько работы, что о псих. тренингах уже и не думаешь

[Демидова Татьяна]

В моей компании я вижу несколько ситуаций, ведущих к конфликту:
- бухгалтерия требует правильные документы; менеджеры называют это бюрократией и не понимают зачем
- бухгалтерия требует точных цифр, расчетов "копейка в копейку"; менеджеры не понимают, почему мы не можем простить клиенту 20 рублей недоплаты или не возвращать 20 рублей переплаты
- бухгалтерия требует менеджера самостоятельно общаться с клиентом по любым вопросам; менеджер по любому поводу пытается переключить клиента на бухгалтерию
- бухгалтерия требует оригиналы документов; менеджер не понимает, почему договоры и письма нельзя передавать по факсу
- бухгалтерия требует доверенность на получение товара и без доверенности товар не отдает; менеджер не понимает чего мы так уперлись в эти доверенности
- бухгалтерия считает, что свои косяки менеджер должен решать сам; менеджер не понимает почему, ведь решение косяков нужно бухгалтерии.

А как у вас?

[poncha]

Бухгалтерию вообще не любят. Все мои друзья, знакомые, которые не работают бухгалтерами, постоянно мне высказывают недовольство на их бухгалтерии. Их можно понять, но нас они понимать совершенно не хотят!
У меня фирма не очень большая и поэтому на хороших отношениях пока выезжаю - поэтому особых конфликтов нет. Хотя недовольства и вопросы бывают. Стараюсь доходчиво объяснить, почему, что конкретно и когда мне нужно!
А вообще люди бывают очень разные. Многие с пониманием относятся, другие - нате вам, раз вам так приспичило, а третьи - 100 раз напомнить надо. С ними очень тяжело! Но хорошо, что их мало!
И еще - мне в этом вопросе очень помогает мое руководство!

[Lisaya]

Добавляю еще: отдел продаж ( у нас отдел сбыта) распределяет услуги и предъявляет покупателям. В силу своей работы сразу предъявляет счета-фактуры(так завязана программа).И искренне считает, что выполнили всю бухгалтерскую работу,а бухгалтерия вообще ничего не делает.

[poncha]

В моей компании я вижу несколько ситуаций, ведущих к конфликту...

А как у вас?

Все перечисленные ситуации присутствуют...
Провожу разъяснительную работу. Сейчас уже проблем значительно меньше!

[Lisaya]

И еще - мне в этом вопросе очень помогает мое руководство!

Вот это и спасает. А у нас еще исторически сложилось, что если бухгалтерия требует, то нада! (Это в вопросе оформления)

[Просто бухгалтер]

А как у вас?

С небольшими расхождениями так же.
Лирическое отступление:
В прошлой жизни я недолго работал в компании, где редактирование справочника "Номенклатура" было отдано на откуп "продажным людям". Позиции плодились как кролики, то "ведро дырявое" то "ведро с дыркой", понять ситуацию на складе было очень проблематично. Со справочником "Контрагенты" была похожая ситуация, но там по полю ИНН можно было выловить и удалить клонов.
И такое бывает.

[БВБ]

У нас в конторе косяков с отделом сбыта было не так много. В основном это откровенные ошибки менеджера , оформляющего бумаги. Да и свои документы всегда можно сделать, как надо.
Так что о конфликте говорить нельзя, даже наоборот часто друг другу помогали.
А вот с документами поставщиков - ......., одни задержки с поступлением документов чего стоят. И переделки после представленного по факсу варианта и подправленного на бумаге присланного позже.

[Демидова Татьяна]

И еще - мне в этом вопросе очень помогает мое руководство!
Вот это и спасает. А у нас еще исторически сложилось, что если бухгалтерия требует, то нада! (Это в вопросе оформления)

и мне помогает. И у нас так сложилось. Но я хочу уменьшить противостояние двух отделов. У меня большой отдел продаж, несколько бухгалтеров. Хочется больше взаимопонимания.

[Рыжая Таня]

Татьяна, ты очень точно охарактеризовала основные проблемы.
В моем "хозяестве" самое неприятное, когда менеджеры втихую пытаются игнорировать требования бухгалтерии и уже гордо ставят бухгалтерию перед свершившимся фактом от которого волосы дыбом встают.

[БВБ]

В прошлой жизни я недолго работал в компании, где редактирование справочника "Номенклатура" было отдано на откуп "продажным людям". Позиции плодились как кролики, то "ведро дырявое" то "ведро с дыркой", понять ситуацию на складе было очень проблематично. Со справочником "Контрагенты" была похожая ситуация, но там по полю ИНН можно было выловить и удалить клонов.

Примерно такие же проблемы возникали.
У нас было сделано так, номенклатуру товара вносит только бухгалтерия со снабжением (за редким исключением).
В справочник "Покупатели" вносятся изменения только содного места в сбыте или в бухгалтерии.

[Lisaya]

редактирование справочника "Номенклат

Как вам строчка в справочнике кАнфеты?

полю ИНН можно было выловить и удалить клонов.

А вот за эту идею низкий поклон,как я сама не додумалась!

[Демидова Татьяна]

по поводу номенклатуры - справочники заполняет отдел отгрузок (подраделение бухгалтерии). Контрагентов вносят они же. Муторно, зато проблем нет.

Документы от поставщиков - обязанность бухгалтерии. Мы их выбиваем быстрее, чем отдел закупок

А вот документы от покупателей - это головная боль.

[Просто бухгалтер]

А вот документы от покупателей - это головная боль.

На нынешнем месте работы с моей подачи создали в 1С специальный отчет для отслеживания поступления д-тов от покупателей. На основании данных этого отчета бухгалтерия время от времени дергает отдел продаж, помогает

[Lisaya]

Вот и я думаю, открыть доступ к справочникам у руководителей групп бухгалтерии, позвонить и попросить сдулать новую строчку св справонике не долгл, зато не будут двоится-троится или вообзе билеберду писать. А то формируешь отчет по нужной позиции,пусто, оказывается ,что нужно было не о общем справочнике позицию выбирать, а в папочке конкретного человека, точно такуюже позицию

[poncha]

В моем "хозяестве" самое неприятное, когда менеджеры втихую пытаются игнорировать требования бухгалтерии и уже гордо ставят бухгалтерию перед свершившимся фактом от которого волосы дыбом встают.

У меня тоже такое случается! Такие вопросы только через руководство пытаюсь решать...

[Lisaya]

Сижу - реву.Зам директора по коммерции на совещании в ответ на мое мнение заявил: Вы налоги считайте и вас никто не спрашивает по этому вопросу(Приобретение имущества) На совещании сдержалась, а теперь курю-реву у себя.Обидно, я ж еще и умная и перспективу приобдретения вперед на год в голову просчитала. Придет он еще ко мне,не забуду!
Это вам уже не тихое игнорирование, спасибо главному инженеру - заступился

[Аноним]

Сообщение от Рыжая Таня
В моем "хозяестве" самое неприятное, когда менеджеры втихую пытаются игнорировать требования бухгалтерии и уже гордо ставят бухгалтерию перед свершившимся фактом от которого волосы дыбом встают.

Знакомая история.... Мне тоже как-то один наш очень уважаемый чел притащил кучу документов за позапрошлый месяц. Бережно так выложил на стол, вот мол, не волнуйтесь они все уже оплачены! Я вобще в шоке была - оказалось что он все документы у себя собирает и хранит "чтоб у вас в бухгалтерии не потерялись" пока они не будут оплачены! Катастрофа! После этого случая я собрала наш коллектив и объяснила, что бухгалтерии никакие документы вобще не нужны! (есть документы - есть сделка! Нет документов - нет никаких правовых для нас последствий!Оставляйте их себе если хотите! Навсегда! Только вот в суде потом будете сами на все вопросы отвечать. И взыскивать просроченные задолженности, и обяснять почему наша фирма не прошла встречную проверку....
Вроде прониклись... уже месяц документы вперед штанов доствляют!

[Iren]

В моей компании я вижу несколько ситуаций, ведущих к конфликту:
- бухгалтерия требует правильные документы; менеджеры называют это бюрократией и не понимают зачем
- бухгалтерия требует точных цифр, расчетов "копейка в копейку"; менеджеры не понимают, почему мы не можем простить клиенту 20 рублей недоплаты или не возвращать 20 рублей переплаты
- бухгалтерия требует менеджера самостоятельно общаться с клиентом по любым вопросам; менеджер по любому поводу пытается переключить клиента на бухгалтерию
- бухгалтерия требует оригиналы документов; менеджер не понимает, почему договоры и письма нельзя передавать по факсу
- бухгалтерия требует доверенность на получение товара и без доверенности товар не отдает; менеджер не понимает чего мы так уперлись в эти доверенности
- бухгалтерия считает, что свои косяки менеджер должен решать сам; менеджер не понимает почему, ведь решение косяков нужно бухгалтерии.

А как у вас?

У нас тоже самое. Я думаю, все зависит от руководителя. Это он должен организовать документооборот и распорядиться, чтобы у всех в должностных инструкциях было прописано что, когда и как оформлять и сдавать в бухгалтерию. А еще не надо забывать о п. 3 ст. 7 ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 (в ред. от 30,06,03 с изменениями и дополнениями от 01,01,04) № 129-ФЗ "Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хоз.операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации" ! Моя дир., к сожалению, не хочет вообще ничего понимать. Я написала служебку, в которой описала какие штрафы, пени и др. санкции ждут предприятие, если не будут предоставлены правильно оформленные документы. Временно подействовало. Зато отыгралась на другом. Такое ощущение, что документы нужны для личного пользования.

[Irina1109]

Это, наверное, знакомая для многих ситуация. Для начала я написала для всех менеджеров инструкцию по оформлению и движению документов с припиской, что требования глбух обязательны для всех. Потом предоставила директору примерные цифры потерь. Если директор жадноват - беспроигрышный вариант. Каждый месяц каждый менеджер ставит свою подпись у каждой цифры в оборотке по 62 счету. На этой проверке выявляется 99% ошибок и отсутствие документов. Я считаю, что документооборот должен организовать главбух, а вот обеспечение исполнительской дисциплины - дело директора. Все документы на отгрузку и приход сразу же после совершения операции кладут в 2 лотка. Раньше наблюдались фокусы - "я положила, не знаю, где Вы их потеряли!". Завела журнал, стала принимать под расписку. Вылечились всего за один месяц. Сейчас эта проблема практически отпала.

[Провинциалка]

Это, наверное, знакомая для многих ситуация. Для начала я написала для всех менеджеров инструкцию по оформлению и движению документов с припиской, что требования глбух обязательны для всех. Потом предоставила директору примерные цифры потерь. Если директор жадноват - беспроигрышный вариант. Каждый месяц каждый менеджер ставит свою подпись у каждой цифры в оборотке по 62 счету. На этой проверке выявляется 99% ошибок и отсутствие документов. Я считаю, что документооборот должен организовать главбух, а вот обеспечение исполнительской дисциплины - дело директора. Все документы на отгрузку и приход сразу же после совершения операции кладут в 2 лотка. Раньше наблюдались фокусы - "я положила, не знаю, где Вы их потеряли!". Завела журнал, стала принимать под расписку. Вылечились всего за один месяц. Сейчас эта проблема практически отпала.

Прям гестапо снова с нами! Хотя нет! правильно в принципе! У нас товарищи менеджеры например еще не понимают, почему нельзя отдавать товар во временное пользование без документов, росписок.....Почему мы долго делаем отгрузку (а то что мы все это время разгребаем их косяки и неверно посчитанные суммы НДС.....) В общем перечень бесконечен наверное...

[Просто бухгалтер]

То, что проблемы есть, понятно. Как вы их решаете?

[Mela]

Татьяна, ты очень точно охарактеризовала основные проблемы.
В моем "хозяестве" самое неприятное, когда менеджеры втихую пытаются игнорировать требования бухгалтерии и уже гордо ставят бухгалтерию перед свершившимся фактом от которого волосы дыбом встают.

меня ставят перед фактом вообще без эмоций
сделай так, потому что так надо! иногда конечно брыкаюсь - мол, никак!
а чаще всего - приходится выкручиваться
по-моему у вас уже отношения зашли куда-то не туда.. это не есть карашо

[Mela]

Бухгалтерию вообще не любят. Все мои друзья, знакомые, которые не работают бухгалтерами, постоянно мне высказывают недовольство на их бухгалтерии. Их можно понять, но нас они понимать совершенно не хотят!
У меня фирма не очень большая и поэтому на хороших отношениях пока выезжаю - поэтому особых конфликтов нет. Хотя недовольства и вопросы бывают. Стараюсь доходчиво объяснить, почему, что конкретно и когда мне нужно!
А вообще люди бывают очень разные. Многие с пониманием относятся, другие - нате вам, раз вам так приспичило, а третьи - 100 раз напомнить надо. С ними очень тяжело! Но хорошо, что их мало!
И еще - мне в этом вопросе очень помогает мое руководство!

золотые слова! ужасно неблагодарный труд.. кажется, я не по теме
и как один из выходов, вполне эффективный, это сочетание кнута и пряника - т.е. с одними надо поддерживать хорошие отношения, благодарить за каждую донесенную бумажку а с другими - выколачивать, ну, просто потому что на них ничто другое не действует

[Mela]

и хорошо, конечно, когда рук-во поддерживает
когда начальство тоже думает, что бухия - это ненужные бумажки, енто труба! тогда так же думают все сотрудники

[poncha]

Сижу - реву.Зам директора по коммерции на совещании в ответ на мое мнение заявил: Вы налоги считайте и вас никто не спрашивает по этому вопросу(Приобретение имущества) На совещании сдержалась, а теперь курю-реву у себя.Обидно, я ж еще и умная и перспективу приобдретения вперед на год в голову просчитала. Придет он еще ко мне,не забуду!
Это вам уже не тихое игнорирование, спасибо главному инженеру - заступился

Не расстраивайся! Люди разные бывают! И не все понимают и хотят понимать чужую работу!

[poncha]

как один из выходов, вполне эффективный, это сочетание кнута и пряника - т.е. с одними надо поддерживать хорошие отношения, благодарить за каждую донесенную бумажку а с другими - выколачивать, ну, просто потому что на них ничто другое не действует

Так получилось, что у нас на предприятии метод кнута я применить не могу - з/п и так смешные, да и платим мы их с опозданием. Сотрудники ворчат, но не ругаются. Вот и мне приходится ворчать, но не налагать штрафы, хотя иногда ОЧЕНЬ ХОЧЕТСЯ! Некоторые по-другому не понимают!

[Govorun]

все зависит от руководителя

Совершенно согласна.

Это он должен организовать документооборот и распорядиться, чтобы у всех в должностных инструкциях было прописано что, когда и как оформлять и сдавать в бухгалтерию.

Не думаю, что этим должен заниматься непосредственно директор, но от отношения руководителя к проблемам и требованиям бухгалтерии зависит очень много.
Один из моих директоров довольно долгое время сам вел бух.учет (кроме составления отчетности). В этой фирме документы от поставщиков поступают ко мне в худшем случае на 2-й день после их получения, документы по отгрузке - в тот же день. Из филиала, находящегося в другом регионе, день в день поступают электронные или факсовые копии всех документов, а оригиналы доставляются еженедельно курьером. Поставщик может попадасть в "черный список", если он своевременно не предоставляет правильно заполненные документы, но если поставляемый им товар невозможно найти у другого поставщика, менеджеры по закупкам воюют, пока не получат документы, которые устроят меня.
И вся эта сказка - благодаря трепетному отношению шефа к бух-ии и его пониманию возможных последствий небрежного отношения к документам.
Другой же мой шеф... это песня... ситуация противоположная абсолютно. За 5 лет работы с ним я сократила срок поступления документов с 6 мес до 3-х...

[Lisaya]

Ну пути решения я вижу так: хорошее програмное обеспечение ( унас своя программа и переноской расчетов в 1С) для продажникав, что бы они не продавали, такая программа,что б они не могли ничего испортить ,на контроль все попадает в бухгалтерию и выходит уже из бухгалтерии.( У нас если что не так заказчики вопят и неоплачивают)Это исходящая документация. Входящая - вот тут сложнее, я не оплачиваю, пока правильно не оформят.Конечно, наши вопят и обижаются, что "бюрократию разводим" , но подрядчики вопят громче и на 2-3 раз наши уже внимательнее смотрят на оформление.
При выходе новых форм документов - проводим учебы, слава Богу давно не было.Ой, нет, учили всех в 1с счета выписывать, акты, счф, тк в отделах появились услуги, которые они могут оказывать за денюжку,помимо отдела сбыта.Но тут еще проще, от этих услуг и оформления зависит доплата к зарплате, пока стараются, но не все.Кто документы недоделал и не сдал в бухгалтерию свою доплату не получил.Разбираемся.

[Fosihas]

Отдел продаж и бухгалтерия - есть ли конфликт?

Это не та проблема которую стоит слишком заострять внимание.
Соберитесь руководством (Бухгалтерия, Отдел продаж, директор)

Выскажите друг другу свои претензии, и на ответы (обоснованные) что в этих претензиях не устраивает. И после этого составьте должностную инструкцию по оформлению и ведению документа оборота.

Договорившиеся стороны должны ее выполнять.