Проведение сверок по взаиморасчетам - конечный ответственный и организатор процесса

[Valunta]

Здравствуйте, уважаемые специалисты.
Я как-то жизнь прожила в полной уверенности, что организация процесса сверок взаиморасчетов в организации - это ответственность главного бухгалтера.
Физически рассылать и собирать акты и общаться по этому поводу с контрагентами могут разные сотрудники - и бухгалтера, и менеджеры, и секретариат, зависит от специфики организации. Но в принципе отвечает за процесс и результат главбух. И этот процесс в организации обязательно должен быть поставлен?
Я не права?

А то столкнулась с ситуацией, что в организации практически не проводятся сверки в связи с тем, что "у бухгалтерии нет физических возможностей собирать эти акты с контрагентов или проверять качество сбора силами менеджеров", и всё. И всех всё устраивает

[Лёнка]

И всех всё устраивает

до поры до времени, а как выяснится, что были выданы документы с подписями и печатями, которых нет в бухгалтерии...

Но в принципе отвечает за процесс и результат главбух.

да

[Анжелика Ник]

да

почему да? может финансовый отдел?

а как выяснится, что были выданы документы с подписями и печатями, которых нет в бухгалтерии...

просто решается сдачей уточненки

[Лёнка]

может финансовый отдел?

собирать может кто угодно, контролировать ГБ)))

просто решается сдачей уточненки

угу, с добавкой реализации, доплатой НДС и прочими прелестями...а если еще и времени прошло не один год...

[ZZZhanna]

в принципе отвечает за процесс и результат главбух

на кого обязанности возложены, тот и отвечает. При большом количестве контрагентов, большом документообороте и наличии нескольких организаций в "ведении" главбух просто физически не сможет даже итоговые суммы сверить по каждому акту сверки.

что в организации практически не проводятся сверки в связи с тем, что "у бухгалтерии нет физических возможностей собирать эти акты с контрагентов или проверять качество сбора силами менеджеров", и всё. И всех всё устраивает

это пока жареный петух не клюнет. После поклёвки берут специальных людей на этот участок.

[Sher_]

Мы, видимо, какие то "недоклеванные"...никто у нас не занимается сверками, и ГБ это не интересует. Сверяемся регулярно только со "сложными" контрагентами, с которыми большие обороты и всякие заморочки по расчетам- векселя, взаимозачеты, возвраты и т.п. Существует организация уже почти 30 лет, и проверки были, и маски-шоу, и суды..и как то без актов сверок живы-здоровы. Позиция нашего ГБ- кому надо тот пусть и сверяется, у нас нет сил и времени. А он тут работает со дня основания и чего только не прошел и не повидал. У нас обороты по NN ярдов в год и контрагентов под 2000, если с каждым сверяться- целый этаж спецов нужен будет, а нас всего 5 человек.

[Valunta]

Мы, видимо, какие то "недоклеванные"...никто у нас не занимается сверками, и ГБ это не интересует. Сверяемся регулярно только со "сложными" контрагентами, с которыми большие обороты и всякие заморочки по расчетам- векселя, взаимозачеты, возвраты и т.п. Существует организация уже почти 30 лет, и проверки были, и маски-шоу, и суды..и как то без актов сверок живы-здоровы. Позиция нашего ГБ- кому надо тот пусть и сверяется, у нас нет сил и времени. А он тут работает со дня основания и чего только не прошел и не повидал. У нас обороты по NN ярдов в год и контрагентов под 2000, если с каждым сверяться- целый этаж спецов нужен будет, а нас всего 5 человек.

Воот, мы движемся по этому пути, похоже.
Только ГБ и ДФ меняются время от времени и все предыдущие хвосты по взаиморасчетам списываются как "невозможно разобраться", и каждый следующий продолжает практику жизни без сверок.
По крупняку начинают сверяться только при подготовке годовой отчетности.

[Зета]

сверяемся, если не уверены в сальдо

[Valunta]

Для этого у вас должен быть некий алгоритм проверок сальдо в компании, чтобы выявлять те, в которых вы уверены, а в которых - не очень
Если контрагентов тысячи, вручную это уже не работает.

Собственно, меня изумляет отсутствие этого алгоритма в нашей компании. На слова ГБ подтверждает, что конечно хорошо бы ежеквартально сверяться по контрагентами с оборотом больше N в квартал, но в бухгалтерии ресурсов нет. А выстроить систему проверки силами линейных сотрудников - ума не хватает

[Зета]

Для этого у вас должен быть некий алгоритм проверок сальдо в компании,

копируем оборотки по 60,62,76 в эксель, и комментируем каждое сальдо. Если можем объяснить без сверки, то не сверяемся. По нулевым не сверяемся. И так каждый квартал

[Sher_]

Я по другой своей фирме заплатила 1сникам за внешнюю обработку "Формирование и рассылка актов сверок". 1с сама фильтрует контрагентов с сальдо, по ним формирует массово акты сверок за период который я укажу и делается массовая рассылка- либо на одну почту (например ГД или ФД) или каждому контрагенту по адресу эл.почты, указанному в реквизитах контрагентах. И контрагент сам сверяется, если все ОК-контрагент просто пишет "подтверждаю" и я оставлю отметку в 1с в акте. Не сходится- шлет свой вариант с документами и я проверяю. А кто молчит- считаю- все подтверждено.

[Анжелика Ник]

А кто молчит- считаю- все подтверждено.

самая противная категория.. потом через полгода- год.. начинается, а у нас вот с вами сальдо не сходится..

[Valunta]

это по сути ручная работа и это эффективно только если операций в компании не так много, ну до сотни в месяц

[Valunta]

копируем оборотки по 60,62,76 в эксель, и комментируем каждое сальдо. Если можем объяснить без сверки, то не сверяемся. По нулевым не сверяемся. И так каждый квартал

это по сути ручная работа и это эффективно только если операций в компании не так много, ну до сотни в месяц

[Зета]

эффективно только если операций в компании не так много, ну до сотни в месяц

чем больше контрагентов, тем больше бухов, если уж совсем тяжело, можно возложить эту работу на сотрудников, непосредственно работающих с контрагентами (менеджеры и пр.) Хотя это и трудно, будут сопротивляться
считаю эту работу важной, поэтому время выделяется на это

[ZZZhanna]

У нас обороты по NN ярдов в год и контрагентов под 2000

да это не столько от оборотов зависит, а от специфики деятельности. Если каждая оплата строго равна отгрузке, то и чего там сверяться.
Проблемы возникают, когда с каждым контрагентом в месяц десятки отгрузок, десятки оплат, возвраты, зачеты, недовозы, замена неправильных документов... Во всяком случае, в торговле между оптовыми фирмами и розничными без сверок никак.