Ошибки бюджетного (государственного) учета
Привет всем.
У меня часто просят провести
экспресс-аудит данных в БГУ (1С:Бухгалтерия государственных учреждений) на
наличие элементарных или системных ошибок, или спрашивают как его произвести.
Например, главбух вышел из отпуска и
хочет сделать срез ошибок или новый зам анализирует текущую базу. Конечно, я
предлагаю бухгалтеру самостоятельно провести технологический анализ и помощника
закрытия периодов в части отчетов. Но эти инструменты «жесткие» и не оставляют
место анализу. А также выявляют не все распространенные ошибки (процент
выявленных ошибок примерно от нуля до 50
%).Поэтому появилась идея создания реестра ошибок (памятки для проверяющего).
Этот реестр никогда не будет полным, но думаю, может пригодиться 90%
бюджетникам. В этом реестре попытаюсь систематизировать ошибки по разделам
и дополнять эти ошибки по вашим вопросам или предложениям. Если у вас появятся,
какие либо идеи или вопросы, лучше дублировать их мне на почту: sirota_sergey@mail.ru Мне так легче будет их
систематизировать и отвечать на них. Отвечать буду по мере возможности. С
уважением, Сергей.
Реестр (Версия 1.0):
1.
Общие моменты и реквизиты:
·
«Зеркала» - зеркальные суммы в остатках (+ -) по
схожей аналитики. Часто возникают из-за задублированных элементов или пере
проведения старых документов на другую аналитику. Этим часто «грешат»: ОС, МЗ,
ЦФО, Контрагенты, Договора, Налоги. Сюда же попадают пустые субконто. Также бывают в разрезе КФО, ИФО, Учреждения.
Бывают «зеркала» в разрезе субсчетов.
·
Неправильное использование аналитики ИФО - плохое понимание, что это бухгалтерский
разделитель учета.
·
Дополнительная
аналитика по субсчетам в разрезе дополнительных субконто, добавленных в режиме
Предприятия, без признака «оборотного», если не нужны остатки (часто получаем
остатки, которые никогда не закроются).
·
Дополнительная аналитика по субсчетам в разрезе
дополнительных субконто добавленных в режиме Предприятия, без проработки бизнес
процессов, в том числе по кор. субконто.
2.
Учетная политика и настройки учреждения:
·
Часто включены «лишние» КФО, что может привести
к ошибочным оборотам по отсутствующим КФО в учете.
·
Не указаны учетные данные по НДС.
·
«Задним» числом изменены или не указаны методы
распределения затрат.
·
Не заполнен регистр отнесения затрат к «прямым»
по расчету налога на прибыль.
·
Не отключены старые КПС (не закрыт период действия)
·
Шаблон формирования инвентарных номеров устарел
или не соответствует учетной политики.
·
Не настроена аналитика в разрезе Направлений
деятельности (налоговый учет по НДС и Прибыли)
·
Аналитика планирования по счетам ведена
«ручками», а не через помощник, что
ведет к несостыковкам в отчетах по ПФХД.
·
Не отрегулирован автоматический ввод Денежных обязательств.
3.
Основные средства:
·
Часто есть проблема выделения ОЦДИ, так как нет
автоматического выделения ОЦДИ, в том числе и по порогу стоимости.
·
Из-за ручных корректировок и некорректных
переносов значения регламентных регистров (События, Состояние и т.п) не
соответствуют бухгалтерским остаткам, что приводит к ошибкам формирования специализированных отчетов по ОС.
·
«Лишние» инвентарные номера для Библиотечного
фонда с групповым учетом до 40 000 (до 20 000), что приводит к
ошибкам в отчетах и проблемам с движениями библиотечного фонда.
·
«Неправильные» пороги амортизации для старых и
текущих основных средств, не отраженных в учете, с учетом корректировки
амортизации.
4.
Материальные запасы:
·
Проблема нарушения последовательности проведения
документов в части движения одной номенклатуры, что нарушает расчёт
«среднего».
·
Проблема в расчете «среднего» в разрезе КФО,
ИФО, Учреждения, КПС.
·
Неправильное использования типа номенклатуры по учету в разрезе
субсчетов, что может привести к неправильной работе документов в разрезе
движений по МЗ.
5.
Вложения в НФА:
·
Поступления ОЦДИ без учета субсчетов особо
ценного имущества.
·
Суммовые остатки по счетам, при отсутствии
количественных остатков, как следствие дополнительных вложений «задним» числом
после принятия к учету.
6.
Лицевые счета:
·
Не закрытые или некорректно закрытые старые
лицевые счета, актуальная проблема при смене типа учреждения.
·
Проблема аналитики л/с на счете 201.13, при переброске с одного
л/с на другой л/с (проблема типовой конфигурации)
7.
Касса:
·
Проблема контроля лимита кассы.
·
Проблема учета определения типов денежных
документов (что является денежным документом, а что бланком строгой
отчетности).
·
Проблема остатков и оборотов в разрезе КФО, ИФО,
КПС, КЭК.
·
Проблема остатков в кассе за период, и их несоответствие
отчётам кассира.
8.
Дебиторы (покупатели):
·
Включение доп. аналитики в виде субконто
«Направление деятельности», что дублирует реквизит «Направления деятельности» у
субконто «Договоры», что приводит «расползанию» направлений деятельности по
двум субконто.
9.
Под отчетные лица:
·
При авансовом отчете в нескольких валютах
(например, загран. командировка) нет
возможности его отразить в одном авансовом отчете, так как валюта учета в
документе только одна.
10.
Наличные в пути:
·
«Зеркала» по статьям оборотов. Данная проблема
«ловиться» технологическим анализом, но даются ошибки только за период, и по
отдельным статьям. Предлагаю добавлять аналитику «Статьи затрат», что даст
более детальную аналитику по КЭК и разрез ошибки до дня. Также сюда легко включаться
доходные статьи (из группы 100).
·
11.
Кредиторы:
·
Совет. Обычно в типовой конфигурации ведется учет в разрезе 210 группы КЭК по
сводному контрагенту (в том числе договора подряда по 220 группе КЭК), но
выплаты производятся безналом, в том
числе и через разные банковские счета. Поэтому у сводного контрагента (все
сотрудники, коллектив зарплата) необходимо завести несколько лицевых
(расчетных) счетов. И по ним выплачивать зарплату. Также эту аналитику можно
включить на субсчетах. Часто заводят в качестве контрагента банк, в котором
открыт счет – это ошибка.
·
Включение доп. аналитики в виде субконто
«Направление деятельности», что дублирует реквизит «Направления деятельности» у
субконто «Договоры», что приводит «расползанию» направлений деятельности по
двум субконто.
12.
Налоги и сборы:
·
Возможно включить аналитику субконто «визы затрат» например на счет
303.01 для понимания по какой статье КЭК был налог или сбор исчислен (удержан)
и оплачен. Но нельзя без доработки
конфигурации включать доп аналитику на счета 303.03 и 303.04 так как учет по
этим счетам ведется регламентными документами без этой аналитики.
13.
Удержания:
·
Совет. Обычно в типовой конфигурации ведется учет в разрезе 210 группы КЭК по
сводному контрагенту (в том числе договора подряда по 220 группе КЭК), но у чет
по счету 304.03 лучше вести по персональным контрагентам (Профком, алименто
получатель, истец).
14.
Финансовый результат:
·
Самая большая проблема – отсутствие аналитики
«Направление деятельности» (часто это показатель отсутствие учетной политики), что приводит к большим
проблемам в определении налоговой базы по НДС и Прибыли в первичных документах.
·
Доп. аналитика в виде дополнительных субконто
часто подключается без проработки бизнес процессов и без сопоставления аналитики фин. Результата
разных периодов (прошлых лет, текущего периода и будущих периодов).
