F1....Про гарантийное обслуживание

Коллеги, подсказывайте что и как.
Организация занимается продажей оргтехники.
А также выступает как фирменный сервисный центр некоторого производителя.
Сложилась ситуация :
у пользователя выходит из строя одно из устройств, входящих
в гарантийный объект(например печатающая головка).
Причина не ясна. её снимают, устанавливают другую, а
испорченную отсылают на завод - изготовитель.
1. Вопрос как отразить получение на склад этой самой исправной головы? Которая на замену пойдет.
2. Как передать её заказчику. Не физически, разумеется, а по документам. Ведь пока не ясно - что там случилось с оригиналом.
3. Как её будут учитывать у заказчика? Одна такая "штучка"
может стоить 700 тыр! А срок принятия решения по оригиналу
затянуться на полгода!
Т.е. "тупо в лоб" вешать себе должника на пару-тройку таких
заказов - петля на шее .

а. получить и спрятать "за голенище" т,е. на забаланс ?
б. передать "на ответственное хранение" ?
Но она жеж будет пахать как чумовая! А значит - терять
первоначальную стоимость. Сиречь - изнашиваться.
Значит как... что?
в. а вот выяснили - случай гарантийный.
г. не гарантийный.
Как вынимать "из-за голенища" старые доки и запускать процесс
продажи?
Что-то к вечеру у меня фантазия увяла.