Дайте, что ли, карту в руки!

Приходилось ли вам покупать что-либо за наличные для нужд компании? Канцтовары, например, расходные материалы или умные книжки “по бизнесу” в офисную библиотеку? Или покупать картинки для своего сайта или рекламных материалов на фотостоках? Или получать в своей бухгалтерии деньги на командировочные расходы?

Вот и мне приходилось. И я очень не любил закупать для компании что-то таким образом. Нет, я не боюсь отбить копыта, бегая по магазинам и муки выбора меня не пугают. Больше всего мне доставлял дискомфорт процесс получения денег на все это мероприятие. Сначала нужно было выцепить руководителя, который вечно занят, чтоб он подписал приказ на выдачу мне денег в подотчет и чек на получение наличных в банке. Заказать за день нужную сумму в банке, чтобы не платить ему лишнюю комиссию. Если чек с 2-3-го раза удавалось заполнить как положено, то генеральный сам получал деньги в банке и передавал их бухгалтеру, который оформлял приходный кассовый ордер и делал запись в кассовой книге.

И только потом можно было получить наличные на необходимые для компании расходы. На это вечно уходило слишком много времени.

Поговорив с нашим менеджером в банке и посоветовавшись с руководством, я решил эту проблему просто и быстро. Мы оформили корпоративную банковскую карту, которая позволяет нам избежать нелюбимой всеми лишней бюрократии.

Корпоративная банковская карта оформляется на юридическое лицо. Эта штука предназначена для оплаты услуг и товаров на нужды предприятия, и она очень сильно упрощает жизнь руководителям, бухгалтерам и ответственным за закупки лицам. Она не сильно отличается от привычных нам дебетовых пластиковых карт, привязана к расчетному или отдельному карточному счету. И хотя с ее помощью в общем случае не допускается выплата заработной платы и социальных пособий, но законом такие ограничения не установлены.

Как я уже сказал, такие карты значительно сокращают операционные расходы и время на выплату подотчётных сумм или на закупку хозяйственных мелочей, но это не единственная их преимущество. С их помощью можно оплачивать все командировочные расходы (проездные билеты, ГСМ, гостиницу, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы), а самый кайф в том, что нет необходимости обменивать валюту. Все списанные средства автоматически конвертируются в денежные единицы той страны, где я нахожусь и расплачиваюсь этой картой. Сейчас где-то на той стороне экрана вы возможно напряглись: «Как же так, а если мой сотрудник решит потратить деньги компании на личные нужды?» Если подобная мысль не появилась, поздравляю! У вас отличная команда! :-) Тех, кого начал грызть червь сомнения, спешу успокоить - можно установить определенный лимит на суммы оплат по каждой карте. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю. Так что, никто не прогуляет и не пропьет деньги компании, заработанные потом и кровью :-).

Но для успокоения собственной души и обязательной отчетности, требуйте у сотрудников предоставлять кассовые и товарные чеки, а также акты, накладные и счета-фактуры на покупки и полученные услуги. И еще один приятный бонус: был у меня случай, когда нужно было срочно оплатить интернет-заказ чуть ли не ночью, с такой картой я легко справился с этой задачей, а у бухгалтера не было проблем с проведением такой операции в учете.

Что же нужно сделать, чтоб обзавестись этим чудо-приспособлением, которое стало привычным инструментом во многих фирмах? Корпоративные карты бывают дебетовыми и кредитовыми. Их можно привязать к расчетному счету компании, что дает больше свободы в расходах. Или открыть отдельный карточный счет с определенной суммой, больше которой сотрудник потратить просто не сможет. Подобных карт в компании может быть несколько. Вернемся к противной бюрократии. Для упорядочения использования корпоративной банковской карты необходимо создать приказ по предприятию,

● извещающий о том, какие операции допускается совершать ответственному сотруднику;
● устанавливающий лимит сумм, а также
● сроки и порядок предоставления отчетности.

Заключаем договор о материальной ответственности с сотрудником, который будет пользоваться картой, и внимательно следим за тем, чтоб он ознакомился с порядком использования карты. Для создания корпоративного счета предприятие предоставляет в банк документы как при открытии обычного расчетного счета: заявление, документы для идентификации сотрудника (паспорт, копия трудового договора), также банк может затребовать иные бумаги. После этого заключаем договор с банком на выпуск и обслуживание корпоративной карты. Не так это все страшно, долго и муторно как кажется на первый взгляд.

Теперь немного о наших любимых бухгалтерских проводках. Операции с корпоративными картами (с отдельным карт-счетом) учитываются по счету 55. Выглядеть они будут так:

Дт 55.04 - Кт 51 – поступление денежных средств на карт-счет;
Дт 71.01 - Кт 55.04 – расходная операция;
Дт 91.02 - Кт 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации (если он есть).

Ну и, как обычно, сотрудник отчитывается по своим расходам авансовым отчетом:

Д-т Сч.затрат или расходов - Кт 71.

Итак, корпоративные банковские карты отличный помощник в осуществлении операционных расходов для нужд компании. А главное, что после несложного процесса их получения, все операции по закупкам хоз.мелочей, командировочным и прочим расходам фирмы станут осуществляться в разы быстрее и проще. Только контролируйте их.