Статья: Ехсеl на службе у бухгалтера. Часть II

[Клерк.Ру]

<p><strong>Создавать таблицы в программе Microsoft Excel могут все бухгалтеры. А вот
похвастаться тем, что делают это быстро, да еще и «с удобством», – единицы.
Своим опытом в области работы с таблицами продолжает делиться наш «компьютерный
профи» Александр ПОПОВ (начало статьи см. в июньском номере «Расчета»). </strong></p>
<p><strong>Быстро нумеруем ячейки </strong></p>
<p>Бухгалтерские таблицы, как правило, отличаются огромной величиной.
Если у вас торговая фирма, чего стоит один только список поставщиков или наименований
продукции! И чем крупнее компания – тем он больше. На то, чтобы просто проставить
порядковые номера у каждого пункта, можно угробить кучу времени. Да еще и ошибиться
проще простого: где-нибудь сбились, дважды один номер проставили или пропустили
случайно – и ищи потом опечатку. </p>
<p>На самом деле с помощью функций Excel список из пяти тысяч
строк можно пронумеровать меньше чем за минуту. Для этого в первой ячейке ставим
единицу. В меню выбираем «Правка», затем «Заполнить» и пункт «Прогрессия...».
В окне делаем следующие настройки: для «Расположения» выбираем «по столбцам»,
для «Типа» – «арифметическое», в значение «Шага» ставим единичку, а для «Предельного
значения» указываем, предположим, 5000 и жмем кнопку ОК. И в результате получаем
пронумерованный список. Начальное значение в первой ячейке может быть любым,
а также можно указывать произвольное значение шага. Например, если поставить
десять, то получим столбец со значениями 10, 20, 30, 40 и т. д. </p>
<p><strong>Шапка на месте </strong></p>
<p>Для удобства работы с длинными таблицами можно закрепить «шапку».
И тогда при перемещении вниз по таблице вы всегда будете видеть вверху экрана
описание столбцов. Чтобы воспользоваться этой возможностью, нужно выбрать первую
ячейку под «шапкой», а потом в меню «Окно» нажать на пункт «Закрепить области».
Для отмены закрепления там же выбираем «Снять закрепление областей». </p>
<p>По такому же принципу можно сделать закрепление первого столбца,
только выделять тогда нужно верхнюю ячейку в столбце справа от него, то есть
во втором. Аналогично можно закрепить не одну, а сразу несколько строк или
столбцов. </p>
<p><strong>Данные под защитой </strong></p>
<p>Во избежание случайного удаления или запрета к изменению содержимого
ячеек таблицы можно воспользоваться защитой. Выделяем всю таблицу, нажимаем
правую кнопку мышки и выбираем «Формат ячеек». В появившемся окне переходим
на закладку «Защита», снимаем галочки и жмем ОК. Выделяем в таблице ячейки,
которые требуется защитить. В них нельзя будет изменить ранее введенные данные.
Снова переходим к формату ячеек. На закладке «Защита» устанавливаем галочку
перед «Защищаемой ячейкой». </p>
<p>Таблица подготовлена. Теперь требуется активировать защиту.
Выбираем в меню «Сервис», затем пункт «Защита» и в нем «Защитить лист...».

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/soft/all?27308

[Алексей Старшинов]

А как насчет порекомендовать толковую книжку по Эхцелю?

[Марина*]

Чего-то процесс нумерования строк выгядит громозко и неудобно. Я делаю гораздно проще.

[ВераV]

А как насчет порекомендовать толковую книжку по Эхцелю?

оччень интересно, XL знаю благодаря общительности - кто что подскажет, а вот системности в знаниях нет, а ведь очень программка нужная.

[Алексей Старшинов]

оччень интересно, XL знаю благодаря общительности - кто что подскажет, а вот системности в знаниях нет, а ведь очень программка нужная.

Ну, я в магАзине книги покупал, лучше наших авторов, но это сугубо мое мнение... .

[Пытливый]

Ребяты, говорю как человек, сам юзающий эти книги и познавший из них Excel.
1. "Эффективная работа с MS Excel 2000" издательство Питер. Есть в Москве в Библио-глобусе, Доме книги и часто встречаю в и-магазинах. Там работа с программой с нуля, т.е. буквально от того, как вводить значение в ячейку и форматировать листы для печати до создания сводных таблиц, связывания книг, защиту данных, совместное использование, использования данных в других программах и пр. Толщина около 8 см.
2. Это ваще моя настольная книга практически - "Excel 2000 разработка приложений" автор А.Гарнаев издательство bhv серия "Мастер". Тоже очень много где продают. Тут уже серьезнее - тут уже как макросы писать. :О) Т.е. доступно, понятно, с примерами для человека, который к программированию не имел отношения вообще (для меня!) :О) рассказывается, как использовать VBA в Excel'е и показывается чего с его помощью можно натворить... Там такое! %О)
Толщина - около 4 см.
Вот эти книги я с уверенностью могу порекомендовать.

[Аноним]

Бухгалтерские таблицы, как правило, отличаются огромной величиной. Если у вас торговая фирма, чего стоит один только список поставщиков или наименований продукции! И чем крупнее компания – тем он больше. На то, чтобы просто проставить порядковые номера у каждого пункта, можно угробить кучу времени. Да еще и ошибиться проще простого: где-нибудь сбились, дважды один номер проставили или пропустили случайно – и ищи потом опечатку.

Прочтение данного вступления любого нормального человека должно подвигнуть на поиск другого инструментария для ведения БУ (а именно СУБД), но уж никак не на углубленное изучение экселя...

[angela]

XL хорош для малых нужд, а уж вести поставщиков!! Для этого с успехом применяется 1С. я со всеми согласна, что если хочешь что-то изучить - то лучше всего по учебнику.

[Аноним]

XL хорош для малых нужд

Угу, именно для них....

[Mela]

в моей супер-пупер-крютой фирме (не будем переходить на названия) есть видимость 1Са, есть внутренняя межофисная софтина и есть ЕКСЕЛЬ мать-его-в-душу
весь учет ведется практически в нем
при таких объемах и оборотах там не то что шило в мешке, бензопилу можно не заметить... когда пришла, чессно гаря просто глазам своим поверить не могла

[MMM]

Во-первых, рекомендуемый метод нумерации (уж не знаю, как автор его открыл, скорее всего, плохую книжку прочитал, типа Гончарова) - один из самых худших. (1)-во-первых, потому что проще просто протащить мышь с тем же результатом (мышь надо начинать тащить с нижнего правого крестика при двух выделенных ячейках (со значениями 1 и 2 или 10 и 20 соответственно для приведённых примеров) либо при одной ячейке и нажатием Ctrl); (2)-во-первых, потому что при сортировке у вас вся эта галиматья собъётся. (3)-во-первых, потому что он некрасивый, (4)-во-первых, потому что он не допускает последовательной нумерации не на каждой строчке (например, у меня в табеле у большинства сотрудников не одна должность, ФИО должно фигурировать единожды, в слежующем столбце 1-2-3-4 должности, а нумерация идёт только при появлении нового ФИО) [Кроме того, ФИО должна выглядеть как объединённая ячейка, т.е. не разделяться границами, хотя на самом деле, естественно, для разных статичтических подсчётов объединённой не является, а выглядит таковой за счёт условного форматирования].
Во-вторых, это не автоматизация (как Вы программно это будете делать? - можно в принципе-то, но головная боль и те же недостатки).
В-третьих, таблицы с огромной величиной, как тут уже правильно заметили, лучше поручить другой программе (хотя это будет не так просто и удобно).
В-четвёртых, "бухгалтерские таблицы", которые Вы каждый раз вот так создаёте практически заново - зачем нужны?!
В-пятых, правильное решение. В первую строку (заголовок) колонки с нумерацией Вы пишете 0 (ноль) и форматируете так, чтобы отображался знак "№".
(0;0;"№"). Во все остальные заносится (я полагаю, автоматически - при вставке новой строки с помощью комбинации клавиш, например, Ctrl+й - а вставка новой строки удобнее, чтобы не изменять имя диапазона) простая формула: "=СТРОКА()-2-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(R2C2:RC2)", а если Вам не нужно оставлять пустые строки без нумерации, то и проще того: "=R[-1]C+1" или "= СТРОКА()-1" - это по обстоятельствам. Вот это будет действительная автоматизация, хотя бы потому, что формулы вернут правильное значение при любой сортировке и потому, что ничего не надо делать ручками (после написания процедуры добавления строки).
Что касается лучших книг - В список моих высокочтимых авторов входит упомянутый здесь А.Ю. Гарнаев, также из отечественных - пара Ф.А. Новиков и А.Д. Яценко, но не (написал сначала несколько фамилий, а потом убрал). Из буржуев Додж и Стинсон (которые, как я понял, упоминаются в связи с серией - далеко не самой худшей - "эФФЕКТИВНАЯ РАБОТА...", ничего, но не лучшие. Где-то я уже писал, что непревзойдённые (включая и наших) - Уокенбах и Гетц.