хранение электронных документов

[Анжелика Ник]

каким образом организовать хранение электронных документов,чтобы обеспечить безопасность, надежность и удобность пользования..

[«Национальный удостоверяющий центр»]

каким образом организовать хранение электронных документов,чтобы обеспечить безопасность, надежность и удобность пользования..

Универсального рецепта нет. И законодательно вопрос архивного хранения электронных документов пока никак не регулируется.
Делопроизводители рекомендуют руководствоваться принципом разумной достаточности при организации электронных архивов - в случае судебного разбирательства Вы должны иметь возможность обосновать, что приняли все разумные меры для сохранения аутентичных электронных документов.
Что касается удобства, то здесь все субъективно. Кто-то создает уникальную СЭДО с архивным хранением под себя, кто-то пользуется типовыми сервисами облачной СЭДО.

[«Synerdocs»]

каким образом организовать хранение электронных документов,чтобы обеспечить безопасность, надежность и удобность пользования..

Добрый день!
Ранее на форуме уже поднимался вопрос хранения, но в отношении старых бумажных документов. Однако выданные рекомендации подходят и в вашем случае. Вы можете выбрать любой наиболее удобный способ хранения электронных документов из имеющихся на сегодняшний день: 1) локальное хранилище; 2) удаленное хранение на съемных носителях информации; 3) корпоративная информационная система; 4) «облачное» хранилище.

Рекомендуем заглянуть в тему Старые бумажные документы.

[«Электронный экспресс»]

каким образом организовать хранение электронных документов,чтобы обеспечить безопасность, надежность и удобность пользования..

Добрый день, Анжелика
Мы дополним ответ наших коллег

Организации обязаны хранить первичную бухгалтерскую документацию в течение минимум 5 лет после окончания отчетного периода. За организацию хранения и сохранность документов отвечают сами организации.
В Информации № ПЗ-13/2015 ведомство сообщает, что первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта.

В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», они сами организуют хранение документов бухгалтерского учета.

Налогоплательщики обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.

Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации - налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом - налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом).

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.