Учет материальных запасов

[Цветкова Аня]

Здравствуйте, уважаемые форумчане!

Учет материальных запасов в бюджетном учреждении для меня совершенно незнакомая отрасль бюджетного учета. Подскажите пожалуйста, по документальному оформлению поступления и списания материалов. Как такового склада и кладовщика нет.
Надо ли составлять приходный ордер ф.0504207 при поступлении всех видов материальных запасов, например поступление по чекам в авансовом отчете ГСМ, запчастей, строительных и расходных материалов. Надо ли составлять ф.0504207 на материалы по каждому чеку отдельно или можно все вместе по всем чекам из авансового отчета оприходовать одним приходным ордером ф.0504207? Или надо вообще составлять приходный ордер М4? Подскажите пожалуйста, в каких случаях каким образом надо оформлять поступление?
По списанию тоже никак не могу понять какими документами конкретно нужно оформлять списание по позициям:

- ГСМ - по путевым листам или акту о списании (для бензопилы например), а акт о списании должен быть ф 0504230 или ведомость ф.0504210? И за какой период составлять - 1 акт на целый месяц?

- Моторное масло, тосол, тормозная жидкость - ??? На основании каких документов списывать?

-Зап.части к авто - должна ли быть дефектная ведомость или акт установки зап.частей на авто? Или и то и другое? И опять же акт о списании должен быть по ф.0504230 или ведомость ф.0504210?

- Канцтовары - ???

- Совки, швабры, ведра - ???

- Стройматериалы (гвозди, краски, лаки) - должна ли быть дефектная ведомость, акт выполненных работ и опять же по какой форме акт о списании?

Подскажите пожалуйста, а то этот участок в нашем учреждении остался без специалиста, авансовые отчеты я разнесла, а что делать с материалами, как их документально оприходовать и списать не могу разобраться, хотя пересмотрела уже море информации.

[Аноним]

- ГСМ - по путевым листам или акту о списании (для бензопилы например), а акт о списании должен быть ф 0504230 или ведомость ф.0504210? И за какой период составлять - 1 акт на целый месяц?

Здесь возможны варианты. У нас талоны на ГСМ - фондовая касса (приход-расход). Водители отчитываются по авансовым отчетам. Списание ГСМ по акту 1 раз в месяц по фактической стоимости. И проверяем остатки в 1С и по факту на конец месяца: сколько в баке бензина и талонов на руках.

[Аноним]

у нас в учете гсм приходуется по накладной последним числом месяца, списываем актом 230 также последним днем. Масло автомобильное, тосол тоже последним днем. Что касается прочих мз - как установлено учетной политикой. Канцтовары я например списываю в момент выдачи по ведомости 210, но акт 230 печатаю, так как разные ревизоры по-разному говорят, швабры, совки- списываю по мере прихода в негодность, моющие - в момент выдачи, строительные по дефектной ведомости и акту на проведение ремонта своими силами.

[Цветкова Аня]

Изучила все возможные инструкции по этому вопросу - 157н, 162н, 174н - с теорией всё понятно, но как вести учет на практике не могу понять. Склада у нас нет. В основном МЗ поступают через подотчетников. Я составляю авансовый отчет - к нему прикладываю все подтверждающие документы - товарные накладные, чеки, товарные чеки. Касательно учета материалов - после оприходования поступивших МЗ должна ли я распечатывать приходный ордер ф.0504207 или М4 и подшивать его в Журнал операций № 7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов?
И дальнейшие мои действия по оформлению движения МЗ. Если к моменту сдачи авансового отчета подотчетник уже успел использовать приобретенные материалы - то я должна их сразу списать? Нужно оформить ведомость выдачи материальных ценностей Ф.0504210 и акт о списании материалов ф.0504230, правильно я понимаю? Но это унифицированные формы, а должны быть обязательно ещё внутренние документы на списание разных материальных ценностей - канцтоваров, запчастей, стройматериалов, такие как дефектные ведомости, ведомости выдачи канцтоваров, акты установки запчастей, акты выполненных работ? Или оформления Ф.0504210 и ф.0504230 будет достаточно?

[Аноним]

Касательно учета материалов - после оприходования поступивших МЗ должна ли я распечатывать приходный ордер ф.0504207 или М4 и подшивать его в Журнал операций № 7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов?

ВЫБЫТИЕ и ПЕРЕМЕЩЕНИЕ , а НЕ поступление и Приход

[Аноним]

я приходные ордера в 4 ж/о вместе с накладными подшиваю, в 7 ж/о - внутреннее перемещение и списание.

[Цветкова Аня]

А могли бы подсказать, когда подотчетник приобрел материалы всякую мелочевку (замки, розетки, саморезы, герметики для мелкого ремонта), он должен составить дефектную ведомость, смету, акт выполненных работ, правильно? А акт на списание материалов же составляется бухгалтерией? А на основании чего составляется акт бухгалтерией, должен ли он от руки составить рукописный акт? Откуда бухгалтер должен узнать. сколько израсходовано саморезов? Ведь если в смете указано одно количество, не факт, что в результате будет израсходовано ровно столько же? Или же всё-таки бухгалтер составляет акт на списание на основании сметы?

[topalov]

подотчетник приобрел материалы всякую мелочевку (замки, розетки, саморезы, герметики для мелкого ремонта), он должен составить дефектную ведомость, смету, акт выполненных работ, правильно

Не нужно, ведь он только приобрел материалы. Их нужно оприходовать, для начала.
То, что вы перечислили - понадобится как приложение для уже списания.
Списанием занимается комиссия учреждения, она же составляет акт о списании (по установленной форме). Понятно, что в большинстве случаев акт о списании формируется напрямую из программы (например, из 1С), но юридически это обязанность комиссии. После утверждения руководителем учреждения акт принимается для отражения в учете.
Также должно быть Положение о комиссии (по поступлению и выбытию нефинансовых активов).

[topalov]

бухгалтер составляет акт на списание

Ответственные за оформление первичных учетных документов, сроки их передачи в бухгалтерию и т.д. определяются графиком документооборота. Его разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель учреждения.

[Цветкова Аня]

Спасибо Вам огромное topalov за такой подробный и практический ответ! Потому что теории много, а как осуществлять на практике не совсем понятно. Со списанием стало всё понятно, единственный вопрос остался с поступлением. Должен ли бухгалтер на каждое поступление по чеку в авансовом отчете распечатывать приходный ордер? По тем же самым авансовым отчетам, когда приобретается чуть ли не ежедневно ГСМ нужно ли на каждое поступление распечатывать приходный ордер?

[topalov]

Цветкова Аня, первичный учетный документ оформляется на хозяйственную операцию (факт хозяйственной жизни).
Не могу достоверно утверждать, что несколько авансовых отчетов могут являться основанием для оформления одного ПО...

[Nagano]

Еще хотел бы сразу дать совет топик-стартеру, не надо читать сразу ТРИ инструкции). Точно нужна 157 - она универсальная и читайте в зависимости от типа Вашего учреждения либо 162, либо 174, если конечно оно не автономное).
Второе - возьмите учетную политику, если ей занимались, в ней будет как отмечено выше график документооборота. А вообще лучший способ если совсем дела не плохи в учреждении, ничего не ломать, а узнать как и когда что кто сдавал. Попробовать поработать так, понять, затем через время улучшить.

[Nagano]

Не нужно, ведь он только приобрел материалы. Их нужно оприходовать, для начала.

Очень спорно не делать до приобретения МЗ дефектовку. Во всяком случае я при проверке учреждений обязательно напишу этот факт, также сделает и КСП и МФ нашего региона.

Имхо наилучший способ избежать гнева проверяющих, делая так:
когда что-то ломается делать дефектовку, на основании дефектовки уже делать закупку. Далее на основании закупки устанавливать это и делать акт установки. Далее на основании акта установки делать акт списания.
Все логично на самом деле.

[topalov]

Очень спорно

Это частное мнение, и не более того.

я при проверке учреждений обязательно

А что нарушено (какой именно нормативный акт), Вы укажете? Или опять будет частное мнение?

наилучший способ избежать гнева проверяющих

"Гнев проверяющих" - это серьезно. Особенно если проверяющие сами не знают, каким образом описывается нарушение...

[Nagano]

topalov, а ваше мнение не частное? Вы человеку советуете не делать дефектовку, когда это необходимо. А вместо акта на установку советуете делать дефектовку. По моему частному мнению просто человека вы вводите в огромное заблуждение. Нормативки, подтверждающей ваше мнение, не указываете.

Сейчас посмотрим по нормативке. Рассмотрим запасную часть на машину. Если не делать дефектовку, то извините, конечно, по моему частному мнению, водители будут покупать когда им захочется и что захочется и ставить на свои машины в том числе. А может и покупать и ставить ничего не будут, а будут просто частенько покупать якобы на замену что-нить. Вроде понятно же все?
Теперь по нормативке:
1) п.1. ст.9 ФЗ "О бухучете". Без дефектовки я не вижу, что это сломалось, это надо менять, это надо чининить, это надо покупать.
2) В зависимости от того что это - будет либо неэффективное использование средств, либо НЕПРАВОМЕРНОЕ (без наличия правовых оснований на проведение хоз. операции) ну сумму покупки и списания.
Это как минимум ст.34 Бюджетного кодекса РФ
3) Опять же в зависимости от ситуации (я не имею полномочий, но в теории могу передать), а фин.орган и КСП имеет право, ровно как и скоро смогут этот делать муниципальные администрации составить протокол КОАП 15.11, там посмотрите есть "регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;"
Это 10-20 тыс.руб. или дисквалификация.

Это я привел чисто ФЗ и кодексы, имеющие, высшую силу после Конституции РФ.

Если Вас не затруднит то, привидите свои доводы, почему не надо делать дефектовку при порче запасных частей к примеру.

[topalov]

Вы человеку советуете не делать дефектовку, когда это необходимо.

Покажите, где.

почему не надо делать дефектовку при порче запасных частей к примеру

Покажите, где я именно об этом писал.
Зато именно Вы ставите под сомнение принятие к учету имущества в прямую зависимость от наличия какой-то "ведомости дефектовки". Что за документ такой, кстати, опять частное мнение?
Странно. Я не нашел такого основания в Инструкции по учету. Может быть, Вы мне покажете?
Я же утверждал, что :

То, что вы перечислили - понадобится как приложение для уже списания.

.
И да, бухгалтера, как регистратора хозяйственной операции в стоимостном выражении, не должна волновать законность этой операции. Потому что бухгалтер за это не отвечает.
Для этого есть другие люди.
Об этом прямо указано 402-ФЗ.
И об этом неплохо бы знать т.н. "ревизорам"...

[tat9718204]

И да, бухгалтера, как регистратора хозяйственной операции в стоимостном выражении, не должна волновать законность этой операции. Потому что бухгалтер за это не отвечает.

вот с этим не соглашусь...

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

, чтоб бухгалтеру понимать,что это не липовые приобретения тех же запчастей, он должен для отражения фактов хозяйственной жизни иметь весь комплект документов.

[tat9718204]

Для этого есть другие люди.

да, есть другие люди, и эти люди подготавливают документы, которые в дальнейшем и передают в бухгалтерию.

[tat9718204]

Да в силу 402-ФЗ бухгалтер не несет ответственность за достоверность данных в первичных документах составленных другими лицами, но принимать к учету документы и проверять их на соответствие инструкций, все таки относится к его компетенции.
Приведу пример: учреждение заключило договор стоимость услуг по договору Без НДС и составляет за 1/час услуг 1000 руб.
по факту оказания услуг поставщик выставил услуги с НДС и за 1/час услуг стоимость возросла и составила 1200 руб количество часов 8.
Бухгалтерия оплатила услуги и бухгалтер не проверила на соответствие принятые обязательства и фактическую стоимость предъявленную поставщиком услуг.
В результате лишние средства оплачены с бюджета.

[tat9718204]

И кто за это несет ответственность?

[tat9718204]

И еще бухгалтер не всегда может понимать мнимая сделка или нет.
Но если он понимает, что ему не достаточно какой либо информации он всегда может направить руководителю докладную записку и действовать согласно его письменному распоряжению (подп. 1 п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

[topalov]

но принимать к учету документы и проверять их на соответствие инструкций, все таки относится к его компетенции.

Я вот все жду и жду, когда мне расскажут в какой именно инструкции принятие материальных ценностей к бухгалтерскому учету осуществляется только при наличии дефектной ведомости.
Может Вы мне поможете?

Бухгалтерия оплатила услуги и бухгалтер не проверила на соответствие принятые обязательства и фактическую стоимость предъявленную поставщиком услуг.
В результате лишние средства оплачены с бюджета.

И когда произошла хозяйственная операция и кто оформляет первичный учетный документ на нее?

да, есть другие люди, и эти люди подготавливают документы

"Эти люди" не подготавливают документы, а составляют и оформляют их на свершившийся факт хозяйственной жизни.
Вы так обвините кассира виновным за переплату заработной платы, которую начислял другой работник (и ошибся). Типа выплатил же кассир, пока не выплатил - еще не ущерб, а когда выплатил - появился ущерб.

[topalov]

что ему не достаточно какой либо информации он всегда может направить руководителю докладную записку и действовать согласно его письменному распоряжению (подп. 1 п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Конечно, может. Может.
И не при недостаточности информации, а при

возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета

.
Но, полагаю, не ревизору решать, должны ли были возникнуть разногласия между ГБ и руководителем, или почему они не возникли.
Задавайте вопросы руководителю экономического субъекта, если у вас есть на это право.
P.S. Приказом 52н в форме акта приема-передачи под "Утверждаю" нет места для печати, а в форме акта ОС-1 была.
Так вот "профпригодные" по-прежнему пытаются говорить, что нужно печать ставить, т.к. это надежнее.
Говорят, что кур доят - обижаются.

[tat9718204]

topalov, не хочу дальше развивать эту тему, как то больше не интересно.

[topalov]

tat9718204, это и понятно, раз документов-инструкций нет, можно и прекратить "беседу".

[Nagano]

topalov, я уже все написал и более чем доступно.
В инструкции этого напрямую нет, однако, я Вам тоже очень доступно написал, на что можно сослаться при отсутствии этого и что можно прикрутить. При ремонте, стройке можно прикрутить вплоть до хищений, если не делать нормальных комплектов документов.
Лично мне такие проблемы не нужны, зачем мне рисковать и надеятся что проверяющие кивнут головой на фразу "этого нет в нормативке".
Сарказм по поводу "ревизоры" и т.д. тоже не помогает, проверял лично, закончилось штрафами на должностное лицо (меня), при том, что на мой взгляд, там повод был намного более меньший, чем отсутствие нормальных первичных документов.

Я как раз таки не ревизор и именно поэтому человеку советую просто брать это и делать, так как КСП и МФ и учредителям мало что можно доказать. А сейчас прав тот, у кого больше прав Повторюсь сарказм "ревизоры" просто в таких случаях не поможет, так же как и весьма теоретические моменты, что бух. не несет ответственность...

На счет того, где вы советовали не делать дефектовку.

Не нужно, ведь он только приобрел материалы. Их нужно оприходовать, для начала.

То, что вы перечислили - понадобится как приложение для уже списания.

Еще раз мое частное и не только мое мнение.
Для перестраховки и логически при варианте - что-то сломалось, нужно сделать именно до ПРИОБРЕТЕНИЯ дефектовку. Опять же в ней будет понятно что делать - к примеру - приобретать новое или ремонтировать.
Вроде же просто и понятно?
А вы советуете просто взять с бухты барахты купить, оприходовать и затем по дефектовке списать?
Как раз опять же по моему мнению для списания нужно сделать акт установки, в котором уже расписать какой приобретенный материал куда установлен. Затем уже оформлять акт списания и если нужно ставить запчасти или там шины на забаланс.

Давай те на этом закончим, есть здравый смысл, в котором лично для меня лучше перестраховаться на спорных моментах, тем более дефектовки и установки легко делаются по тем же официальным документам (актам списания). Ну а топикстартер уже сама думаю определится воевать при случае с проверяющими или сделать подстраховку.

[topalov]

Nagano, нужно отделять "подстраховку" от положений руководящих документов.
Ветка называется "Бюджетный учет", а не про то, как угодить ревизору.
В условиях того, что с руководителем учреждения заключается срочный трудовой договор на 1 год, чихал он на мнение бухгалтера в принципе, потому что выполнит любой убогий каприз вышестоящей, чтобы не потерять место работы.
Но мы же здесь не это обсуждаем.
Не так ли?