Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника

[Татьяна_Николаевна]

В нашей организации водитель ездит на личном авто (машина не его, он управляет ей по рукописной доверенности, нотариальной нет) имеем ли мы право выплачивать ему компенсацию за использование личного автомобиля и не платить страховые взносы и НДФЛ

[zempart]

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ), если авто находится в собственности работника. Если работник "владеет" авто по доверенности, то налогообложение этой выплаты производится в общем порядке по ставке 13%. Страховые взносы - по аналогии.

[Татьяна_Николаевна]

Спасибо, и даже если он сделает нотариальную доверенность, то нам все равно нужно будет уплачивать взносы и НДФЛ?

[Над.К]

Да. Право на компенсацию имеет собственник имущества. А не доверенное лицо

[Котообъект]

Добрый день! Такая ситуация. Сотрудник периодически использует свой авто для поездок в командировки. Мы выплачиваем ему компенсацию 600 руб и по авансовому отчету провожу бензин. (У нас УСН 15%). Знаю, что есть позиция Минфина, согласно которой я могу относить на расходы компенсацию в размере 1200 руб, а ГСМ нет. А можно ли наоборот.. Компенсацию платить за счет собственных средств, а бензин относить на расходы. т.к. реально затрат на ГСМ больше получается нежели компенсации. Заранее спасибо!

[Аноним]

есть позиция Минфина, согласно которой я могу относить на расходы компенсацию в размере 1200 руб, а ГСМ нет.

И эта позиция прямо противоречит действующим трудовому и налоговому законодательствам. И почему меня это не удивляет?

[mvf]

При использовании работником ... выплачивается компенсация ..., а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

[Котообъект]

Здравствуйте! Такая ситуация. Руководство решило выплачивать сотруднику компенсацию за свой авто разово. То есть вот съездил он в командировку.. Мы сделали приказ, в котором оговорили место, сроки командировки и установили размер компенсации за использование личного авто в данной командировке.
В Дополнительном соглашении я эту ситуацию описала следующим образом:

2. Обязанности сторон.
2.1. Работодатель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля.
2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд по каждой командировке отдельно. Размер таких выплат каждый раз при направлении сотрудника в командировку устанавливать Приказом о назначении и выплате компенсации за использование личного транспорта в зависимости от места назначения поездки по каждой командировке обособленно.
2.1.3. Осуществлять полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.).
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Работодателя при направлении в командировку
2.2.2. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях.

3. Порядок расчетов.
3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно, за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплату других расходов. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п. 2.1.2. настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок.
3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу.
3.3. Основанием для выплаты компенсационной выплаты является приказ Директора Общества

Корректно ли все?? Имеем ли мы право такой порядок утверждать?
Заранее спасибо)

[sharapova_nsk]

Здравствуйте! Такая ситуация. Руководство решило выплачивать сотруднику компенсацию за свой авто разово. То есть вот съездил он в командировку.. Мы сделали приказ, в котором оговорили место, сроки командировки и установили размер компенсации за использование личного авто в данной командировке.
В Дополнительном соглашении я эту ситуацию описала следующим образом:

2. Обязанности сторон.
2.1. Работодатель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля.
2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд по каждой командировке отдельно. Размер таких выплат каждый раз при направлении сотрудника в командировку устанавливать Приказом о назначении и выплате компенсации за использование личного транспорта в зависимости от места назначения поездки по каждой командировке обособленно.
2.1.3. Осуществлять полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.).
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Работодателя при направлении в командировку
2.2.2. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях.

3. Порядок расчетов.
3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно, за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплату других расходов. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п. 2.1.2. настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок.
3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу.
3.3. Основанием для выплаты компенсационной выплаты является приказ Директора Общества

Корректно ли все?? Имеем ли мы право такой порядок утверждать?
Заранее спасибо)

С моей точки зрения, все вполне корректно.

В соответствии с ст. 421 ГК РФ теоретически можете прописывать в договоре все что угодно, разумеется, если сотрудник согласен и если это не ухудшает его положения по отношения к действующим нормам ТК РФ

в ст. 188 ТК РФ прямо указано, что размер возмещения расходов устанавливается в письменном виде на основании договоренности между сотрудником и работодателем.

Так что считаю, что проблем в будущем возникнуть не должно по крайней мере с точки зрения трудового законодательства.

[katrom]

Добрый день.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ), если авто находится в собственности работника. Страховые взносы - по аналогии.

Правильно ли я понимаю, что за использование личного авто ни НФДЛ ни Взносы с суммы компенсации не платятся?
сумму компенсации мы может самостоятельно указывать в договоре или есть какой то лимит?

[gnews]

Правильно ли я понимаю, что за использование личного авто ни НФДЛ ни Взносы с суммы компенсации не платятся?

Да.

сумму компенсации мы может самостоятельно указывать в договоре

Да. Но налоговики считают, что в расходы для целей налога на прибыль, можно включать компенсацию в пределах норм -1200 руб/мес либо 1500 руб /мес ( в зависимости от объёма двигателя авто).

[katrom]

Да. Но налоговики считают, что в расходы для целей налога на прибыль, можно включать компенсацию в пределах норм -1200 руб/мес либо 1500 руб /мес ( в зависимости от объёма двигателя авто).

а если у нас УСН 6%?
не будут ли фонды придираться в связи с чем мы не уплачиваем с N -ой суммы взносы?
а какие первичные документы нужны?
путевые листы или еще что-то?

[Над.К]

Система налогообложения никакой роли в данном случае не играет. Вообще.

[katrom]

Хотела еще уточнить:
обязательно ли должно быть оформлено доп.соглашение к труд.договору, в котором говориться о размере компенсации?
Должны ли быть путевые листы? как бухгалтеру это все оформлять? как возмещать расходы на бензин? есть ли какие то нормы?
Заранее большое спасибо.

[Котообъект]

Должны ли быть путевые листы

Если выплачиваете именно компенсацию, то путевые листы необязательны. В расходы компенсацию за использование личного транспорта можно принять только в размере 1200 руб. Нужно иметь ввиду, что в эту сумму входит и амортизация, и ремонт, и топливо. То есть если бензин возмещаете отдельно, то в расходы не принимаете. Доп. соглашение нужно, ну или как минимум приказ какой-нибудь наваять.
Я у себя сделала по-другому. Оформила договор аренды авто без экипажа. Минус - это путевые листы. Но зато могу бензин на расходы ставить. И сумму аренды авто тоже.

[Аноним]

Если выплачиваете именно компенсацию, то путевые листы необязательны.

но должно быть подтверждение использования

Нужно иметь ввиду, что в эту сумму входит и амортизация, и ремонт, и топливо.

не так: нужно иметь в виду, что этот бред регулярно несут налорги

То есть если бензин возмещаете отдельно, то в расходы не принимаете.

с чего бы это вдруг?

[Котообъект]

с чего бы это вдруг

т.к. по мнению контролирующих органов топливо тоже "сидит" в компенсации

[Над.К]

Ну мало ли что они считают ))

[katrom]

но должно быть подтверждение использования

какое например, подскажите кто знает?

[ZZZhanna]

путевые листы

[katrom]

а еще какие документы должны быть кроме путевых листов? просто много чего почитала, везде пишут по разному. кто как на практике применяет именно компенсанию (не аренду) и какие подтверждающие документы при этом использует (например приказ или доп соглашение к трудовому договору, задание сотруднику акт выполненных работ)?
заранее большое спасибо.

правильно ли я понимаю, что при расчете налога усн 6% эта сумма компенсации не учитывается?

[Зета]

правильно ли я понимаю, что при расчете налога усн 6% эта сумма компенсации не учитывается?

При УСН 6% вообще никакие расходы не учитываются

[katrom]

а при 15 % учитываем?

[Аноним]

учитываем

[Natali XP]

Доброе время суток! А пример договора компенсации на использование личного имущества у кого -нибудь имеется? Поделитесь опытом, пожалуйста! На этом сайте есть довольно занятная статья. Руководствуюсь ей! Отвечает на все вопросы))) " Компенсации за использование личного авто сотрудника". Ссылку не дает вставить(

[Аноним]

Доброе время суток! А пример договора компенсации на использование личного имущества у кого -нибудь имеется? Поделитесь опытом, пожалуйста! На этом сайте есть довольно занятная статья. Руководствуюсь ей! Отвечает на все вопросы))) " Компенсации за использование личного авто сотрудника". Ссылку не дает вставить(

Компенсации приписывается в труд. договоре.

[Аноним]

Компенсации приписывается в труд. договоре.

Это лишнее, т.к. они прописаны в ТК РФ.

[Natali XP]

Спасибо! Сделала допник и конкретно прописала что к чему! Хороший образец в главбухе. Правда сомневаюсь, делать ли калькуляцию на не скромную стоимость.... не будет ли перебор в бумажечках....

[ИннаР]

Здравствуйте!
Правильно ли я поняла из ваших комментариев, что когда заключен договор аренды ТС без экипажа, то все равно нужно составлять путевые листы?

[Зета]

Нужно