Здравствуйте, я работаю в бюджетной организации, занимающейся ремонтом различного оборудования.
В организации по ремонту заведен порядок оформления документов, который постоянно противоречит требованиям клиентов и мнению казначейства (для Бюджетников).
В моих силах изменить некоторые документы, убрать или добавить новые. Но я не могу понять, что нужно все-таки сделать. На форуме уже искала ответы на свои вопросы, но так и не нашла.
Мы не являемся торгующей организацией, но ремонты производим в, основном, с запчастями. Приобретаем, устанавливаем в приборы, а потом списываем.
Документы выставляются по окончании ремонта, в результате рождается Акт-наряд, в котором подробно расписываются работы и используемые запчасти - он является приложением к договору.
Вопрос 1: Если в договоре звучит Акт-наряд, являющийся неотъемлемой частью договора, значит работы уже выполнены? А мы его делаем приложением к договору, значит по сути это заказ-наряд (расчет стоимости, калькуляция или смета). Мы его выставляем по окончании работ, но только для того, чтобы потом не париться с доп.соглашениями в случае несовпадения запчастей и работ с фактическим результатом. Казначейство требует расчет стоимости в любом случае, из чего складывается сумма.
Какой документ лучше подходит для расчета стоимости? Поток у нас большой, сметы составлять будет трудоемко. Не понимаю, чем отличается калькуляция от заказ-наряда. Какой вариант выбрать, чтобы всех устроило?
Вопрос 2: В акте об оказании услуг мы делаем ссылку на договор и акт-наряд. Запчасти выделяем отдельной строчкой, но тоже по моему мнению некорректно, например:
ремонт* диоптриметр / кол-во/цена
ремонт* стоимость запчастей/кол-во/цена (тогда уже замена запчастей?)
Казначейство (со слов клиентов) стало требовать убирать запчасти и в акте об оказании услуг, и в акте-наряде. Ладно, если бы только в акте, так как принимается одна работа, а то и в акте-наряде. Не понимаю, почему?
В то же время ссылаются на наш прейскурант по ремонту. Ведь если сделать одной строкой, сумма никогда не совпадет с суммой по прейскуранту, т.к. стоимость запчастей оплачивается дополнительно. Как тогда быть? Либо требуют еще накладные, тогда я вообще не понимаю, объясняю, что мы не торгуем и зч входят в стоимость ремонта.
И смысл тогда в акте-наряде, где расписывается что входит в ремонт?
Прошу помочь. Вопрос наболевший. Очень много приходится переделывать документов.