ответственность оператора

[Аноним]

Я бухгалтер и совсем не специалист в IT и ЭДО. И возможно мой вопрос покажется вам наивным. Но хотелось бы все же прояснить такой момент. Я правильно понимаю, что переведенные в электронный вид документы хранятся у оператора ЭДО, к которому мы подключимся? И что будет с нашими документами, если у оператора что-то случится? Сломался сервер безвозвратно или пожар, например? Какая ответственность оператора предусмотрена в подобных ситуациях?

[Группа компаний «Такснет»]

Я бухгалтер и совсем не специалист в IT и ЭДО. И возможно мой вопрос покажется вам наивным. Но хотелось бы все же прояснить такой момент. Я правильно понимаю, что переведенные в электронный вид документы хранятся у оператора ЭДО, к которому мы подключимся? И что будет с нашими документами, если у оператора что-то случится? Сломался сервер безвозвратно или пожар, например? Какая ответственность оператора предусмотрена в подобных ситуациях?

Добрый день!

Согласно ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» ответственность за хранение и воспроизведении ЭД (бухгалтерских документов) лежит на налогоплательщике (пользователе системы «Транскрипт»).

Несмотря на это, при использовании web решения «Транскрипт», документы, которые были получены или отправлены через web кабинет Системы, хранятся на нашем защищенном облачном сервере по умолчанию и доступны Вам в любое время. Сроки хранения документов регламентируются бухгалтерским и налоговым законодательством России.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Сроки хранения документов:

• Бухгалтерские документы (счет-фактура, акты, накладные) – не менее 5 лет, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». (Бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.)
• Договорные документы (договора, доп. Соглашения, приложения, спецификации) – от 5 лет до постоянного хранения (зависит от типа документа и его срока действия);
• Прочие документы (письма, справки и т.д.) – в среднем 5 лет.

Если же требуется более четко обозначить политику хранения и ключевые гарантии – то с оператором ЭДО необходимо заключить отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

[«Synerdocs»]

Какая ответственность оператора предусмотрена в подобных ситуациях?

Спасибо за вопрос!

Немного дополним примерами из нормативки по ответственности оператора.

Согласно разделу VI Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@ ответственность оператора ЭДО перед участниками электронного взаимодействия регулируется нормами законодательства РФ и условиями договоров, заключенных между ними. Организация, невыполняющая функции, определенные разделом V Приложения N 1и требования раздела II Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@ может быть исключена из Сети доверия ФНС России.

То есть, как и отметили наши коллеги, вам надо на начальном этапе работ с ЭДО определить все нюансы хранения и ответственности с оператором. Но все-таки хочется вас успокоить: любой оператор имеет многоуровневую схему защиты, он резервирует данные, использует надежную технику и технологии защиты данных. То есть, даже если в дата-центре сервиса произойдет что-то ужасное, то всегда будут подключены удаленные резервные мощности, где все документы будут спокойно лежать без каких-то утечек и потерь.

Спросите своего оператора о том, как он обеспечивает безопасность данных. Например, Synerdocs использует дата-центры уровня TIER-3, которые гарантируют, что данные не потеряются даже во время глобальных катастроф, которых, мы надеемся, все-таки никогда не будет)