Виды электронной подписи и их назначение.

[gbuh]

Здравствуйте.

Интересует вопрос о применении электронных подписей.

1. Чем отличается простая электронная подпись от усиленной?
2. Чем отличается неквалифицированная подпись от квалифицированной?
3. Электронную подпись какого типа можно создать один раз и использовать без "перевыпуска"? В каких случаях требуется "перевыпуск" подписи?
4. Кто имеет право "выпуска" электронной подписи (по типам подписей)?
5. Какие виды документов какой подписью можно подписывать?
6. Какую подпись использовать в случае, когда организация не является плательщиком НДС и нет необходимости подписывать счета-фактуры?
7. Правильно ли мы понимаем, что если подпись требуется только для обмена документами между двумя юрлицами (не для взаимодействия с налоговыми органами и фондами), то достаточно неквалифицированной подписи? Если да, то в каком случае нужна простая неквалифицированная подпись, а в каком усиленная?
8. Может ли организация принять решение обмениваться документами с другими организациями, не являющимися плательщиками НДС, без участия оператора ЭДО? Если да, то как организовать такой документооборот между двумя организациями?

[«Национальный удостоверяющий центр»]

Здравствуйте.

Интересует вопрос о применении электронных подписей.

1. Чем отличается простая электронная подпись от усиленной?
2. Чем отличается неквалифицированная подпись от квалифицированной?
3. Электронную подпись какого типа можно создать один раз и использовать без "перевыпуска"? В каких случаях требуется "перевыпуск" подписи?
4. Кто имеет право "выпуска" электронной подписи (по типам подписей)?
5. Какие виды документов какой подписью можно подписывать?
6. Какую подпись использовать в случае, когда организация не является плательщиком НДС и нет необходимости подписывать счета-фактуры?
7. Правильно ли мы понимаем, что если подпись требуется только для обмена документами между двумя юрлицами (не для взаимодействия с налоговыми органами и фондами), то достаточно неквалифицированной подписи? Если да, то в каком случае нужна простая неквалифицированная подпись, а в каком усиленная?
8. Может ли организация принять решение обмениваться документами с другими организациями, не являющимися плательщиками НДС, без участия оператора ЭДО? Если да, то как организовать такой документооборот между двумя организациями?

Добрый день!

1. Чем отличается простая электронная подпись от усиленной?
Точное описание видов ЭП дано в статье 5. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Основные отличия усиленной ЭП от простой в том, что: а) для формирования усиленной ЭП используется криптография; б) усиленная ЭП позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

2. Чем отличается неквалифицированная подпись от квалифицированной?
Так же см. статью 5. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Основные отличия:
а) для формирования квалифицированной ЭП нужен сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным УЦ;
б) при для формирования/проверки квалифицированной ЭП должны применяться сертифицированные ФСБ программы (средства ЭП);
в.1) в общем случае, документ, подписанный квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью,
в то время как
в.2) документ, подписанный простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

3. Электронную подпись какого типа можно создать один раз и использовать без "перевыпуска"? В каких случаях требуется "перевыпуск" подписи?
Перевыпускается не ЭП, а сертификат ЭП. Законодательно требуется перевыпускать только квалифицированные сертификаты ЭП. Частота перевыпуска квалифицированного сертификата ЭП зависит от средств ЭП, которые использует владелец сертификата. Существующие ЭП позволяют перевыпускать квалифицированные сертификаты ЭП с частотой не реже раза в три года.
«Не перевыпускать» можно только простую ЭП и неквалифицированную ЭП.

4. Кто имеет право "выпуска" электронной подписи (по типам подписей)?
Квалифицированные сертификаты ЭП, могут выпускать только аккредитованные в Минкомсвязи удостоверяющие центры. Неквалифицированные сертификаты ЭП может выпускать кто угодно. Данные аутентификации (логин и пароль) для формирования простой ЭП обычно выдаются оператором системы, где эта подпись применяется.

5. Какие виды документов какой подписью можно подписывать?
ЭП подписью можно подписывать любые виды документов, если иное явно не указано в нормативных актах, регулирующих работу с документами этого вида (например документы кадрового учета подписывать квалифицированной ЭП можно только для дистанционных работников (см. ТК РФ), для «офисных» работников – все только на бумаге).
Поэтому ответ на Ваш вопрос – предмет предварительного анализа, который нужно проводить до перехода на электронный документооборот.

6. Какую подпись использовать в случае, когда организация не является плательщиком НДС и нет необходимости подписывать счета-фактуры?Для ответа на Ваш вопрос нужно знать виды документов (кроме счетов-фактур), которые Вы планируете подписывать ЭП.

7. Правильно ли мы понимаем, что если подпись требуется только для обмена документами между двумя юрлицами (не для взаимодействия с налоговыми органами и фондами), то достаточно неквалифицированной подписи?
Да, но требуется заключить соответствующее соглашение о применении ЭП между двумя юр. лицами.

Если да, то в каком случае нужна простая неквалифицированная подпись, а в каком усиленная?
Усиленная ЭП Вам нужна, если Вы хотите иметь возможность обнаруживать факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

8. Может ли организация принять решение обмениваться документами с другими организациями, не являющимися плательщиками НДС, без участия оператора ЭДО? Если да, то как организовать такой документооборот между двумя организациями?
Если документооборот не связан с передачей информации в налоговые органы и фонды, то да – может.
Если речь НЕ идет о счетах-фактурах и документах передаваемых в налоговые органы и фонды, то воспользоваться можно услугами Оператора ЭДО.
В этом случае все передаваемые документы будут «Квитироваться», т.е. иметь подтверждение Оператора ЭДО о времени отправления и приема того или иного документа. Каждое отправленное письмо также будет подписано электронной подписью Оператора ЭДО. Такой документооборот будет юридически значимым.
Однако, организации, которые не являются плательщиками НДС либо освобождены от данной обязанности, в случае выставления счета-фактуры с выделенной суммой налога также должны сдать декларацию по НДС и представить сведения, указанные в выставленных ими счетах-фактурах.

С Уважением,
ЗАО "Национадьный удостоверяющий центр"
тел.: +7(495) 690-92-22

[gbuh]

1. Правильно ли я понимаю, что если требуется подписывать документы без НДС (акты выполненных работ, накладные, отчеты о выполненных работах по договору подряда и т.п. документы), между организациями есть соглашение о применении ЭП, то для признания документов подписанными достаточно простой неквалифицированной подписи? И документы, подписанные подобным образом, мы сможем в электронном виде отправлять в ФНС по ТКС в ответ на различные запросы и у нас не возникнет проблем с их подтверждением?

2. Для каких документов не обойтись без усиленной ЭП?

[«Национальный удостоверяющий центр»]

1. Правильно ли я понимаю, что если требуется подписывать документы без НДС (акты выполненных работ, накладные, отчеты о выполненных работах по договору подряда и т.п. документы), между организациями есть соглашение о применении ЭП, то для признания документов подписанными достаточно простой неквалифицированной подписи? И документы, подписанные подобным образом, мы сможем в электронном виде отправлять в ФНС по ТКС в ответ на различные запросы и у нас не возникнет проблем с их подтверждением?

2. Для каких документов не обойтись без усиленной ЭП?

1. Нет!
Все органы власти доверяют только Усиленной квалифицированной подписи, которую выдают только "Аккредитованные" Минкомсвязью удостоверяющие центры.
И удостоверяющие центра, которые аккредитованы Минкомсвязью, не могут выдавать простую неквалифицированную подпись.

2. Усиленная ЭП нужна в тех случаях, когда требуется иметь возможность обнаруживать факт внесения изменений в документ после его подписания. Выявление этих случаев - одна из задач предварительного обследования перед внедрением технологии ЭП.

[gbuh]

Получается, что мы имеем несколько прописанных в законодательстве видов электронных подписей, а фактически никакие другие подписи, кроме усиленной квалифицированной применить в жизни не получится? Тогда для чего вообще может быть использована неквалифицированная подпись? Каково ее применение в реальной жизни?

Спасибо.

[«Национальный удостоверяющий центр»]

Получается, что мы имеем несколько прописанных в законодательстве видов электронных подписей, а фактически никакие другие подписи, кроме усиленной квалифицированной применить в жизни не получится? Тогда для чего вообще может быть использована неквалифицированная подпись? Каково ее применение в реальной жизни?

Спасибо.

Неквалифицированную ЭП можно применять для внутреннего документооборота или документооборота с внешними контрагентами. При этом:
А) должно быть соответствующее соглашение с контрагентами;
Б) для типов документов, которыми идет обмен, не должно быть законодательного требования использования квалифицированной ЭП.
Неквалифицированная подпись в общем случае дешевле квалифицированной, так что ее применение в ряде случаев оправдано.

[gbuh]

Неквалифицированную ЭП можно применять для внутреннего документооборота или документооборота с внешними контрагентами. При этом:
А) должно быть соответствующее соглашение с контрагентами;
Б) для типов документов, которыми идет обмен, не должно быть законодательного требования использования квалифицированной ЭП.
Неквалифицированная подпись в общем случае дешевле квалифицированной, так что ее применение в ряде случаев оправдано.

Планируем заключить соглашение с контрагентом о подписании наших с ним документов неквалифицированной ЭП (обмениваться с этим контрагентом счетами-фактурами нет необходимости, т.к. он применяет УСН). То есть документы о выполненных работах (услугах) будут подписаны неквалифицированной ЭП. Наш контрагент не видит необходимости делать квалифицированную ЭП для участия в электронном документообороте через оператора ЭДО так как он не является плательщиком НДС, как я понимаю в этом случае нет законодательного требования об использовании квалифицированной ЭП. Документы будут считаться подписанными и легитимными, верно?

У нас имеется квалифицированная ЭП для взаимодействия с ФНС по ТКС, будут иметься электронные документы с этим контрагентом, подписанные неквалифицированной подписью. Сможем ли мы имея такой "набор" выслать в ФНС по их запросу документы по взаимоотношениям с этим контрагентом в электронном виде?

[gbuh]

Добрый день!

8. Может ли организация принять решение обмениваться документами с другими организациями, не являющимися плательщиками НДС, без участия оператора ЭДО? Если да, то как организовать такой документооборот между двумя организациями?
Если документооборот не связан с передачей информации в налоговые органы и фонды, то да – может.
Если речь НЕ идет о счетах-фактурах и документах передаваемых в налоговые органы и фонды, то воспользоваться можно услугами Оператора ЭДО.
В этом случае все передаваемые документы будут «Квитироваться», т.е. иметь подтверждение Оператора ЭДО о времени отправления и приема того или иного документа. Каждое отправленное письмо также будет подписано электронной подписью Оператора ЭДО. Такой документооборот будет юридически значимым.

С Уважением,
ЗАО "Национадьный удостоверяющий центр"
тел.: +7(495) 690-92-22

Без третьей стороны (оператора ЭДО) мы не сможем организовать юридически значимый документооборот для операций из предыдушего сообщения? Для таких операций понадобится неквалифицированная подпись и передача документов друг другу через оператора ЭДО?

[«Национальный удостоверяющий центр»]

Без третьей стороны (оператора ЭДО) мы не сможем организовать юридически значимый документооборот для операций из предыдушего сообщения? Для таких операций понадобится неквалифицированная подпись и передача документов друг другу через оператора ЭДО?

Добрый день!
Если документы, которые образуются в результате электронного обмена между организациями, не предполагается направлять в установленном Налоговым кодексом порядке в ФНС, Оператор ЭДО НЕ нужен. (неформализованный документооборот).
В этом случае достаточно заключить между организациями соглашение об электронном взаимодействии, в котором подписанные ЭП документы будут иметь юридическую силу для обеих сторон. Использовать ИС которая поддерживает применение ЭП, квалифицированной или нет, не важно и всё, этого достаточно.
Но как только Вы пытаетесь отправить документы по утвержденным налоговым органом формате, с дальнейшим направлением их в контролирующие органы например, (формы в соответствии с приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н или в соответствии со "Справочником периодов применения форматов представления в электронном виде налоговых деклараций, расчетов (уточненных налоговых деклараций, расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов (СППФД)"). То обязательна передача таких документов через Оператора ЭДО.

[«Национальный удостоверяющий центр»]

В рамках ЭДО с контрагентами документы можно подписывать той же электронной подписью, что и отчетность, представляемую в госорганы. Причем одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). Иными словами, при подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Если бизнес-процессы компании требуют наличия нескольких электронных подписей, то их также можно оформить на ответственных сотрудников.

В то же время еще в 2011 году появилось письмо ФНС России (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@), в котором сказано следующее. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии статьи 252 Налогового кодекса.

По нашему мнению, все же следует руководствоваться позицией Минфина России и использовать квалифицированную электронную подпись для удостоверения документов, которые подтверждают расходы по налогу на прибыль.

[gbuh]

спасибо