Расходы в командировке

[n@tti]

Доброго всем дня)

возник вопрос по документам, подтверждающих оплату проезда в месте командировки.
командировка в Москву. сотрудник при поездках в метро расплачивался банковской картой, никаих чеков, квитанций, билетов нет.
по итогу принес:
- справки из банковского приложения, т.е. по сути копии, в которых указано, что по такой-то карте принадлежащих ФИО, была совешена операция - дата, сумма, описание. банк Тинькофф - насколько реально получить такие справки с печатями - неизвестно.
- расшивровка поездок в метро, которые были оплаченны картой (но в самих деталях никак индифицировать плательщтка нельзя). получается просто информация о передвижении, не более., ну и обоснование сумм из справок.

т.е. ситуация следующая - факт проезда и понесенных трат имеется, но все документы являются копиями. вот и всал вопрос - насколько данные документы достаточны для принятия их к расходу?

[Татьяна-Васильевна]

n@tti, мы принимаем все документы (копии в том числе). Если есть факт хозяйственной жизни (сотрудник же не летал на метле между станциями), то почему не оплатить? Сотрудник пишет справку к ав/о

[topalov]

Вы хотите оплатить 1) проезд к месту командировки (туда-обратно) или 2) ежедневный проезд от гостиницы к месту выполнения служебного задания в месте командировки?
В вашей организации вариант (2) чем-то регламентирован?

[tv06]

Оплачивать можно все что угодно, вопрос - можно ли принять для расчета по налогу на прибыль
Вариант 2 у нас регламентирован положением о командировках
По каждому проезду внутри командировки на такси (например нужно было раньше, чем идет заводской автобус) требую заявление на имя директора с указанием причины, почему сотрудник едет в промышленную зону рано утром -принимаю расходы , если в договоре с контрагентом указан трансфер и обязанность доставить сотрудника на предприятие, а он (так удобно) едет на такси- сотруднику оплачиваю, но субсчет не принимаемые для расчета налога на прибыль плюс взносы и НДФл . Другими словами каждый раз нужно смотреть на документы - при отсутствии - однозначно на не принимаемые + взносы +НДФЛ , сотруднику всегда компенсируем расход - он не должен думать, примут у него документы или нет, он должен обеспечить технологический процесс. Было пару раз - поехали в бар вечером))) после бурного разговора, больше не пробовали пользоваться корпоративным такси)))

[n@tti]

n@tti, мы принимаем все документы (копии в том числе). Если есть факт хозяйственной жизни (сотрудник же не летал на метле между станциями), то почему не оплатить? Сотрудник пишет справку к ав/о

в рамках БУ я конечно же эти документы в авановый отчет включила и сотрудику расходы компенсировала.
тут вопрос не совсем в оплате был, а именно принятие к расходам скорее для НУ.

[n@tti]

Вы хотите оплатить 1) проезд к месту командировки (туда-обратно) или 2) ежедневный проезд от гостиницы к месту выполнения служебного задания в месте командировки?
В вашей организации вариант (2) чем-то регламентирован?

вопроса по оплате пункта 1 нет)
это скорее по пункту 2: закреплено, что возможен проезд в командировке - общественный, такси. закрепленного перечня подтверждающих документов по каждому виду расходов нет.

[n@tti]

Оплачивать можно все что угодно, вопрос - можно ли принять для расчета по налогу на прибыль

да в этом та и суть)))
речь именно о НУ

Вариант 2 у нас регламентирован положением о командировках
По каждому проезду внутри командировки на такси (например нужно было раньше, чем идет заводской автобус) требую заявление на имя директора с указанием причины, почему сотрудник едет в промышленную зону рано утром -принимаю расходы , если в договоре с контрагентом указан трансфер и обязанность доставить сотрудника на предприятие, а он (так удобно) едет на такси- сотруднику оплачиваю, но субсчет не принимаемые для расчета налога на прибыль плюс взносы и НДФл . Другими словами каждый раз нужно смотреть на документы - при отсутствии - однозначно на не принимаемые + взносы +НДФЛ , сотруднику всегда компенсируем расход - он не должен думать, примут у него документы или нет, он должен обеспечить технологический процесс. Было пару раз - поехали в бар вечером))) после бурного разговора, больше не пробовали пользоваться корпоративным такси)))

выше написала, закреплено, что проезд в командировке возможен как общественным транспортом, так и такси. закрепленного перечня подтверждающих документов по каждому виду расходов у нас нет.
с одной стороны все расходы идентифицируются - подробно прописано что, где и почем. для полноты картины можно оформить маршрутный лист в командировке. но сам факт, что документы "не оригиналы" ставит под вопрс принятия их к расходам. я посмотрела на все это и поставила их как не принимаемые(((

[topalov]

Стандартно нестандартная ситуация, а поэтому интересная.
Ведь это договор перевозки, заключение которого подтверждает билет. Билет в электронном виде на метро не оформляется.
Соответственно расходы есть и документально подтверждены выпиской из банковской карты, но привязать эти расходы конкретно к проезду в служебной командировке - нечем.
Вывод?

[Татьяна-Васильевна]

У нас сотрудники ездят в командировки по всей стране. В этом году, для удобства, оформили корпоративную карту, также с привязкой оплаты такси, гостиницы и прочее (очень известная интернет площадка). Все первичные документы приходят по ЭДО. Не вижу причины для отказа возмещения проезда сотруднику на такси.

[topalov]

Татьяна-Васильевна, хоть речь и не про такси, но чисто для интереса: какие документы оформляет перевозчик при поездке в такси?

[Татьяна-Васильевна]

topalov, интернет-площадка в бизнес-акаунте присылает большую "простыню" с указанием всех поехдок, место посадки-высадки и т.д. и т.п. Я ее видела мельком. Кто перевозчик не скажу (надо идти спрашивать). Последнее время я мало обращаю внимание на форму документа,утверждены ли все действия в ЛНА и проче-прочее. Успеваю, правлю ЛНА под "жизнь", иногда прямо в середине года.

[Марьяна-бух]

факт проезда и понесенных трат имеется, но все документы являются копиями. вот и всал вопрос - насколько данные документы достаточны для принятия их к расходу?

Моё мнение-если читать дословно Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (с изменениями и дополнениями), то там вообще не упоминается оплата проезда общегородским/любым транспортом во время командировки. Только проезд до вокзала/аэропорта и др., до места командировки, а далее все передвигаются непонятным способом и бесплатно (см п.12)) ..так же нет четких указаний какие должны быть доки-оригиналы или копии, а если копии, то как заверены (и надо ли заверять?) но в п.11 есть фраза-
**п11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.***

Если есть внутренний документ по командировкам и в нём есть указания какие дополнительные доки должны быть в отчёте по фактическим затратам по командировке от работника (пояснительная, маршрутный лист, схема метро с указанием маршрута, копии или оригиналы доков и т.д...), то доказывать неправомерность принятия в НУ этих расходов при утвержденных ЛНА, будет у налоговой. Они и так могут заявить, что эти расходы прямо не поименованы в Постановлении, хотя сами в командировках пользуются и такси и транспортом и им всё оплачивается. Не думаю, что это большие суммы и на них обратят внимание. Так что выбор за вами.