отчет по подотченым суммам

[skj]

Уважаемые клерки, помогите пожалуйста разобраться с подотчетными средствами, вернее сказать, принятием в расходы потраченных средств.
Берутся деньги под отчет(иногда покупается на свои средства).
Потом сдается авансовый отчет с товарными чеками и кассовыми чеками.
Напр. канцтовары, книги, расходные материалы для оргтехники. Последний раз директор принес чек из аптеки, говорит, разве аптечка не нужна на предприятии.
Читала информацию,
что суммы по авансовому отчету могут быть списаны в расходы, сколько если покупка оформляется на юр.лицо. На сотрудника оформляется доверенность. Продавец выдает счет, накладную, сч-фактуру, кассовый чек. А лучше и договор оформить. Читала все это уже не помню где, то ли мнение налоговиков, а может это вообще в НПА есть?
К сожалению не запомнила, поскольку таких расходов не было. А сейчас появились. В в последнее много товарных отчетов с кассовыми чеками на купленную канцелярию, периодику, факс и принтер купили. Компания небольшая, заключать договоры на юр.лицо на каждую купленную мелочь вряд-ли будем.
Объясните пожалуйста, могу я все это принимать в расходы, соотвественно уменьшая подотчетную сумму. Или это могут посчитать доходами физ.лица?
Буду признательна за ответы, спасибо.

[Марся]

могу я все это принимать в расходы, соотвественно уменьшая подотчетную сумму.

Можете

[Katjara]

Читала информацию,
что суммы по авансовому отчету могут быть списаны в расходы, сколько если покупка оформляется на юр.лицо.

Фигняяя!
Разве что НДС не сможете зачесть только по чекуККМ и товарному. Ну и если с\ф с накладной на физика выписаны (бывает и такое, при непредоставлении продавцу доверенности от покупателя - юр. лица, документы выписывают полным комплектом, но на подотчетника).
Кстати, договор от юрика заключать совсем не обязательно.

[ритус]

и еще, лучше не покупать у ПБОЮЛ. могут возникнуть вопросы с НДФЛ.

[Январь]

лучше не покупать у ПБОЮЛ. могут возникнуть вопросы с НДФЛ.

У кого вопросы?

[skj]

Я не могу разобраться до конца.

То, что по этому поводу были обсуждения, точно помню, не могу найти.

1. Допустим, компания покупает телефон, оргтехнику, канцтовары, запчасти. Покупаем в рознице. Магазин дает счет, накладную, составляется договор. Сотрудник берет деньги под отчет, доверенность, получает акт-накладную-чек, все оформлено на компанию, составляет авансовый. Все понятно в этом случае.

2. Теперь все тоже самое, только сотрудник покупает на свои деньги или у него есть поотчетные средства выданные.
Если он пойдет и купит мобильник напр. на себя, он же не сможет отчитаться по нему, ему придется мобильник дарить компании или продавать. А чем по существу отличается покупка принтера, канцтоваров и тд.? Если сотрудник покупает это не от лица компании, то он покупает для себя. Возникает вопрос, он может это включить в авансовый отчет или все-таки нужно передавать-продавать-дарить это все компании.

Поищу еще эту тему в инете.
Может я конечно что путаю, но вроде были разъяснения, что нужно покупать от лица компании. Что, если сотрудник приносит просто товарный и кассовый чек, то это не годится. Нужны договор или счет хотя-бы, накладная, счф с указанием покупателя юр.лица.
Возможно, есть какое то разделение расходов?
Напр. канцелярия проходит, купил пачку бумаги(товарный чек и кассовый - годится). А тот-же мобильный или симка должен быть куплен от лица компании, или напр. покупаем профессиональную литературу, ее же надо поставить на учет. И чем литература отличается от мобильной связи. Как разделить эти варианты.

[Аноним]

Во первых все чеки от подотчетников проверяет (целевое использование ден.сред)директор и он дает или не дает согласие на проведение чека. (если сотрудник купил моб.тел. это его проблема и оплачивать покупку фирма не будет). Во вторых читаем договор с сотрудником (что оплачивает ему фирма) и учет.политику на что могут выделятся средства фирмы (аптека спорный вопрос в бух. учете как затраты может и пройдет а в налоговом вам списать наврядли разрешат). Подотчетное лицо может закупать и хоз. материалы и др. и без договора и без доверенности и без заключения договора главное что эти расходы документально правильно подтверждены и обоснованы.

[Аноним]

. (если сотрудник купил моб.тел. это его проблема и оплачивать покупку фирма не будет). Во вторых читаем договор с сотрудником (что оплачивает ему фирма) и учет.политику на что могут выделятся средства фирмы (аптека спорный вопрос в бух.

Я немного о другом. Речь идет о подоотчетных суммах. А не о том, что сотрудник покупает себе чего хочет.

Напр. фирма выдала сотруднику средства на покупку телефона или симки, мебели, факса, принтера. Он может пойти и купить это на себя, не оформляя на фирму? А потом включить это в авансовый отчет, без счета (договора), накладной и счф. По товарному и кассовому чеку? В товарном чеке в таких случаях часто ставят "покупатель - частное лицо"
Может или нет? Если да, то вопросов нет.
Или ему потом придется это продавать или передавать фирме?
Если нужно все это покупать на фирму, чтобы отчитаться по авансовому, (я не имею в виду его решение, я имею в виду алгоритм действа), взять доверенность и при покупке оформить ее на фирму (это то, что я видела в разъяснениях, если не путаю).
Если это так, то чем отличается тогда покупка бумаги, книг,канцелярии, флэшек и проч. мелочевки от покупки мебели, факсов, симки и тд.

[stas®]

Может или нет?

Может. Подотчетник может действовать от собственного имени, но за счет своей организации.

Совершение действий от имени организации (с использованием доверенности) полезнее с точки зрения оформления счета-фактуры.

[skj]

Если перевести это на конкретный пример:
небольшая компания, оплачивает мобильную связь, расходники для принтеров, факсов.
У компании нет мобильников-факсов-принтеров. Потому-что дир пошел на Горбушку и там все купил. У него есть товарные-кассовые чеки.
Налоговики снимают расходы, когда у компании нет вещей, которые она содержит.
И когда встает вопрос, что нужно как-то оприходовать то, на что тратятся деньги, возникает вопрос: директор передает фирме в аренду, пользование, дарит, продает.
А на самом деле можно просто оформить ему деньги под отчет, взять кассовый и товарный чек, и оприходовать. Разумеется, если это в одном отчетном периоде. Хотя и не факт. Если по кассе достаточно лимита, то можно и уточненку подать, в разумных сроках конечно, не 10летний принтер. Ну и, разумеется, речь идет о небольших суммах. С ОС так не получится.
Не надо договоров безвозмездного пользования, аренды, дарения столов, стульев, принтеров, факсов. На самом деле, так бывает часто в небольших компаниях, когда мелкая офисная техника приносится из дома, покупается в личном порядке и потом используется в офисе.
А когда выясняется, что тратить деньги на ее содержание нельзя, начинаются варианты - подарить, сдать в аренду, продать и тд.
Я подняла вопрос, поскольку не совсем понимаю. Всегда думала, что есть покупки, где покупатель частное лицо и он должен каким-то образом эту вещь передать предприятию. И есть покупки, которые фирма поручает своему сотруднику осуществить, в этом случае покупки оформляются на фирму, а сотрудник предствляет авансовый отчет.

Но вообще да, согласна, договор поручения "от своего имени за счет поручителя" подходит. Но насколько это корректно в случае между предприятием и сотрудником. Может надо делать приказ - поручаю купить за счет фирмы, деньги возьми в кассе и все такое.
А если сотрудник покупает за свой счет а потом отчитывается?

[Лилия Н]

[QUOTE]договор поручения "от своего имени за счет поручителя" подходит. Но насколько это корректно в случае между предприятием и сотрудником. Может надо делать приказ - поручаю купить за счет фирмы, деньги возьми в кассе и все такое[/QUOTEЯ сделайте такой Приказ и перстаньте себя мучить (срок , на который выдается подотчетная сумма установите сами любой-нигде срок не регламентируется):
ООО «Альфа»

Приказ

№__ «01» июня 2005г.

«О списке подотчетных лиц»

Утвердить список подотчетных лиц на 200__год в составе:
1. Иванов Иван Иванович
2. Сидоров Сидр Сидорович
Работники могут получать денежные средства ООО «Альфа» для удовлетворения хозяйственных нужд и потребностей предприятия. Сотрудники могут расходовать личные денежные средства, которые будут компенсированы после предоставления ими авансовых отчетов.
Срок пользования подотчетными суммами не должен превышать одного месяца со дня их выдачи. Денежные средства под отчет работнику могут быть выданы только после его полного отчета по использованию предыдущей, выданной под отчет суммой.


Директор ООО «Альфа» Петров П.П

[stas®]

А если сотрудник покупает за свой счет а потом отчитывается?

Слова "за счет принципала" не означают непременное получение аванса, они определяют, в чьем интересе действует работник.

[mamina]

Не понимаю...
1.Если мне предоставляют док-ты (чек+ттн) ,где в ттн в графе покупатель "Частное лицо", как быть?? 2.Если та же ттн офорлена на Иванова-который не является под. лицом, но является сотрудником организации...(я понимаю что в этом случае я должна платить ндфл,т.е удержать.
3. в чем разница Частное лицо в накладной + чек или товарный чек+ кассовый , где вообще не указывается физ. лицо. И еще проверяю кассу 2008 г.(тоже проверка банка) наткнулась чеки проведенные, ну к примеру покупка телефоннов (у меня к ним нет ттн, в прринципе я считала что чеков достаточно), а поковырявшись в инете уже не уверенна. Уже не говоря а куче других чеков, где мне и крыть не чем...их обоснованность..
Пожалуйста разъясните,понимаю что очень примитивно все изложила.... пока читаю коментарии все понимаю, когда пытаюсь применить, возникает еще больше сомнений и вопросов..

[LGB]

вот это да! как это срок подтчетных средств не регламентируется?!
во первых по командировкам три дня по приезду никто не отменял,
во вторых если держать подотчет более 30 дней вылезают вопросы о материальной выгоде, ну а в третьих если на сотруднике висит подотчетная сумма, то следующую ему не видать.....

[Над.К]

во вторых если держать подотчет более 30 дней вылезают вопросы о материальной выгоде

А можно узнать, срок в 30 дней Вы откуда взяли? Статья, пункт, НПА...

[yellu]

LGB,

ну а в третьих если на сотруднике висит подотчетная сумма, то следующую ему не видать.....

почему же не видать?

[mamina]

командировок, пока нет.
1.Единственное под. лицо это ген. дир., я так понимаю на него нужно сделать приказ, и срок под. отч. средств поставить ...какой душе угодно ,ну мне вполне 1 месяца хватит
2.Материальная выгода..да! как таковой вопрос , повис в воздухе..Перебрасываю деньги из кассу в подотчет и обратно...регулирую литмит...
3. Опять же..висит в п\о сумма...вернул в кассу все что у него в подотчете ну там 500т.р)) прихватил поступившую выручку и обратно в подотчет...Оставив в кассе 2 копейки..Так и живем..
Сумма находящаяся в подотчете привысила на начало 2009 г....1 млн...На мои призывы вносить деньги в банк ни кто не откликается,верней откликаются, клятвенно обещаю, но...,Спасибо хоть не снимают со счета...Временно отложила этот вопрос. Платить ндфл ни кто не будет..Не знаю как я с этим буду разруливать дальше и как подстраховаться грамотно .. Сейчас меня волнует...и я ни как не пойму эту фигню с документами, допускаемых и не допускаемых к ав.отчету.. :

[marinakaraseva63]

1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000 руб. по одному договору.
2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.
3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров, с тем чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
5.рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со ст. 183 ГК РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения, поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя

[Циник]

marinakaraseva63, ничего не понял, кроме пункта 4.

[Над.К]

1. Что-то Вы прошлым живете, уже давно 100 тысяч
2. Это смотря какая бухгалтерия.
3. Кружок умелые руки?