Заявка на кассовый расход нужно распечатывать?

[Ljudmila_F]

Добрый вечер)) Если эта тема уже обсуждалась, киньте, пожалуйста, ссылочку))
Вопрос: нужно ли распечатывать, подписывать и подкладывать в журнал операций по банку заявки на кассовый расход? Руководство хочет, чтобы мы от этого ушли, уменьшив тем самым себе объем работы, но не получиться ли только хуже?
Есть платежи, где есть виза руководства - акты, счета-фактуры, заявления на получение денег на командировки, а есть платежи, где подпись ставилась только на ЗКР , например, перечисление отпускных конкретному работнику на банковскую карточку, перечисление авансового платежа по земельному налогу, перечисление страховых взносов на зарплату, перечисление НДФЛ...
Кто не распечатывать ЗКР, как Вы эти вопросы решили?
У нас в организации еще ЗКР делаю порядка 10 человек, каждый по своему участку работы (по договорам, по зарплате, по командировкам, по налогам...) и есть один человек, который потом всю кучу ЗКР аккумулирует и отправляет в УФК, т.е. он сверял наличие ЗКР в электронном виде с бумажным носителем, наличие документов-оснований и потом все ЗКР выгружал из бухгалтерской программы для отправки в казначейство. А теперь получается должен будет выгружать только то, что видит в электронном виде....
В общем, помогите - посоветуйте, как организовать работу без распечатки ЗКР, чтобы не запутаться, поделитесь опытом))

[topalov]

Опыт тут простейший - документ может быть электронным, если он соответствует определенным требованиям, в том числе защищен от дальнейшего изменения.

[marina-gdj]

Я вывожу документы в формат .doc, и подписываю ЭЦП СУФД через программку SIGNATURE (могу ошибиться в названии), собираю за месяц и на диск, 2-й журнал распечатываю, но хочу вскоре и от этого уйти. Подшиваю журнал и диск. Не совсем уверена, что права, но жизнь облегчена, это точно. В учетной политике все прописала.

[Ljudmila_F]

Я может быть не совсем четко сформулировала вопрос... Дело не в том, как вести электронный документооборот или как ЗКР сохранять в электронном виде, а нужно ли их в принципе распечатывать, подписывать и подшивать в журнал операций?
Сейчас у нас ЗКР формируется в бух.программе, распечатывается, к ней прокладываются документы-основания, далее несется на подпись руководству, после подписи выгружается на флешку и загружается в СУФД. Кроме того, у нас 4 ключа ЭЦП, и ЗКР отправляются в казначейство за ЭЦП того руководителя, который физически подписал ЗКР.
Может быть, если ЗКР не распечатывать, то составлять какой-нибудь общий реестр ЗКР на отправку и подписывать его у руководителя, чтобы он видел, что ушло в казначейство?
И вообще обязаны мы или нет распечатывать ЗКР на бумажном носителе (в организации нет электронного документооборота) для себя? в казначейство понятно, что либо электронно, либо на бумаге. А для самой организации?

[marina-gdj]

По 402-ФЗ, а теперь уже и по 157н вы имеете право хранить документы в эл. виде. Пропишите это в уч. политике. Обязанности нет, есть право. И про реестр тоже, пусть руководитель его подписывает и основания, а сами ЗКР в эл. виде будут храниться на накопителе за подписью того, кто имел в этот день право подписи. Единственное, я ЗКР выгружаю на след. день из СУФД с отметкой ФК и подписываю днем получения выписки, а не из 1С, т.к. из СУФД они выгружаются все сразу и я подписываю 1 файл, а из 1С можно вывести в эл. вид только по 1 шт. Возможно, это неправильно, но без такой оптимизации было бы сложно.

[Kermen-sh]

Я может быть не совсем четко сформулировала вопрос... Дело не в том, как вести электронный документооборот или как ЗКР сохранять в электронном виде, а нужно ли их в принципе распечатывать, подписывать и подшивать в журнал операций?
Сейчас у нас ЗКР формируется в бух.программе, распечатывается, к ней прокладываются документы-основания, далее несется на подпись руководству, после подписи выгружается на флешку и загружается в СУФД. Кроме того, у нас 4 ключа ЭЦП, и ЗКР отправляются в казначейство за ЭЦП того руководителя, который физически подписал ЗКР.
Может быть, если ЗКР не распечатывать, то составлять какой-нибудь общий реестр ЗКР на отправку и подписывать его у руководителя, чтобы он видел, что ушло в казначейство?
И вообще обязаны мы или нет распечатывать ЗКР на бумажном носителе (в организации нет электронного документооборота) для себя? в казначейство понятно, что либо электронно, либо на бумаге. А для самой организации?

ЗКР обязательно нужно распечатывать для выписки в поставленые на учет бюджетные обязательства(за исключением платежей по договорам к которым присвоен номер бюджетного обязательства). Их можно не подписывать, а для ознакомления руководителя с отправляемыми ЗКР распечатывайте реестр отправляемых платежей за подписью главного бухгалтера и руководителя