Аренда автомобиля у сотрудника

[nadushka]

Генеральный директор решил брать по необходисти у сотрудника машину в аренду для поездок по Москве и МО.
Подскажите, пожалуйста, стоит ли связываться с этим или нет? Какие плюсы, какие минусы?
Там что-то ему выплачивать надо, ведь так?

[БУХ_алтер]

1200 компенсейшен в месяц можете безболезненно выплачивать, как вариант
А вообще вариантов- масса

[Leda29]

1200 или 1500 в зависимости от мощности или объема двигателя.

Можно и договор на аренду с определенной оплатой в месяц, только в этом случае НДФЛ у сотрудника надо удерживать с этих выплат.

[Наталья Хацела]

На мой взгляд, аренда лучше, поскольку арендную плату можно установить больше, чем 1200 или 1500. Соответственно, бОльшую сумму можно учесть при налогообложении прибыли. + расходы на ГСМ, + расходы на ремонт (если все это предусмотрено в договоре). Уменьшаем налог на прибыль

[dao]

И путевые листы...

[Расчетчик]

И не забыть, при выплате арендной платы - удержать НДФЛ и перечислить в бюджет.

[Нина К.]

Путевые листы можно заполнять один раз в месяц.

По аренде авто: Чтобы налоговая не претендовала еще и на ЕСН, обязательно пропишите в договоре, что это аренда автомобиля без экипажа; в должностной инструкции добавьте пункт о том, что сотрудник оказывает услуги по управлению автомобилем

[Юна]

Путевые листы в любом случае заполняются и при аренде и при выплате компенсации. Мне аренда тоже больше нравится. Мы вот в 1200 в месяц на бензин не укладываемся.

[Нина К.]

При компенсации путевые листы не заполняются, потому как компенсация подразумевает в себе расходы на бензин, то бишь они в компенсации уже учтены. Возмещение расходов на бензин без договора аренды необоснованно. При компенсации автомобиль не является ни собственностью фирмы, ни арендованным имуществом.

Если приказом руководителя установлена сумма компенсации, и обязанности сотрудника носят разъездной характер, то никаких дополнительных доказательств "производственности" и обоснованности не требуется.

[Юна]

Если приказом руководителя установлена сумма компенсации, и обязанности сотрудника носят разъездной характер, то никаких дополнительных доказательств "производственности" и обоснованности не требуется.

Это точно?А проверяющие органы не придерутся, может он (сотрудник) ездит не по делу, а например с любовницей на дачу. ?

[Нина К.]

Может и на дачу. Только это еще доказать нужно

А серьезно, так сотрудник работал, восьмерки в табеле стоят, работа делается, характер разъездной, приказ есть. Этого достаточно.

[Юна]

Спасибо. Столько работы сделали зря оказывается, три года путевые листы писали. Хотя пусть будут, на всякий случай!

[ANGEL]

Юна, было письмо МНС насчет путевых листов при использовании личного автомобиля и выплаты ему компенсации
http://base.consultant.ru/cons/cgi/o...div=LAW;mb=LAW

[Расчетчик]

Юна, было письмо МНС насчет путевых листов при использовании личного автомобиля и выплаты ему компенсации
http://base.consultant.ru/cons/cgi/o...div=LAW;mb=LAW

Так там же аренда автомобиля?

[Юна]

Спасибо.
О, а там сказано, что надо вести путевые. Хотя письмо МНС не указ конечно, можно было бы и поспорить с ними. Но мне и не придется в случае чего. Листы давно сделаны.

[Юна]

Так там же аренда автомобиля?

Там и про компенсацию есть

[ANGEL]

Так там же аренда автомобиля?

Где? В письме налоговой рассмотрена ситуация, когда сотруднику выплачивается компенсация. Если же не компенсация, а аренда а/м у физика, то тем более путевые листы нужны, т.к. они обоновывают произвождственную необходимость. В постановлении Госкомстата №78 от 28.11.97 сказано, что путевой лист является первчным документом по учету работы легкового а/транспорта.

[Юна]

Этот вопрос оказывается тысячу раз обсуждали , я в поиске нашла

[Нина К.]

В постановлении Госкомстата №78 от 28.11.97 сказано, что путевой лист является первчным документом по учету работы легкового а/транспорта.

форма, утвержденная данным постановлением, обязательна только для автотранспортных предприятий

[ANGEL]

форма, утвержденная данным постановлением, обязательна только для автотранспортных предприятий

да, вы можете разработать свою (если вам это надо ) ТТН, утвержденная так же этим постановлением, тоже для автотранспортных предприятий, вот только заполняют ее поставщики товара (конечно если пользуются услугами перевозчиков)

[Нина К.]

чтобы не было больше вопросов про путевой лист:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
03.02.2006

[ANGEL]

Однако , я не видела еще такого письма....круто, после долгих лет упорного утверждения, что путевой лист составляется ежедневно, МФ теперь считает допустимым составлять их раз в месяц..... Нина К., т.е. теперь и вы согласны, что путевой лист в случае выплаты сотруднику компенсации, все-таки нужен.

[Нина К.]

нет, ANGEL, в случае компенсации путевой лист не нужен.

Еще раз письмо МФ N 03-03-04/2/23:

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей..."

При компенсации нет никаких расходов, связанных с содержанием автомобиля. Бензин не оплачивается, ремонт не производится.

[ANGEL]

Нина К., так МФ рассматривал ситуацию про документальное подтверждение расходов на а/м, используемые сотрудниками. В письме нет ни слова о том, что речь идет о компенсации за использование личного а/м, и тем более, в письме не сказано, что путевые листы при выплате компенсации не нужны. МФ просто разрешил этим письмом, не автотранспортным организациям, использовать свою форму путевого листа и составлять его не ежедневно, а таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

[Нина К.]

Именно так.
Тогда откуда появилось это:

Нина К., т.е. теперь и вы согласны, что путевой лист в случае выплаты сотруднику компенсации, все-таки нужен.

я ответила на ваш вопрос, потому что мне показалось, что именно письмо вам навеяло путевые листы при компенсации

[Larky]

Путевые листы можно заполнять один раз в месяц.

форма, утвержденная данным постановлением, обязательна только для автотранспортных предприятий

Скажите это ГАИ и Госкомстату...

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

ПИСЬМО
от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257

О порядке применения путевых листов легкового автомобиля Росстат сообщает следующее.
Согласно Федеральному закону от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 2 ст. 9) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой (Федеральный закон "О бухгалтерском учете" и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н) ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Заместитель руководителя
Федеральной службы
государственной статистики
И.С.УЛЬЯНОВ

[Нина К.]

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Не в автотранспортных предприятиях водители чаще всего получают оклад. Поэтому далее - без комментариев.
А что касается обоснованности расходов на ГСМ при определении НОБ по прибыли, то вполне достаточно письма МФ N 03-03-04/2/23, которое еще никто не отменял.

[ANGEL]

А что касается обоснованности расходов на ГСМ при определении НОБ по прибыли, то вполне достаточно письма МФ N 03-03-04/2/23, которое еще никто не отменял.

Что вы к этому письму прицепились, МФ в нем, разрешает для не а/транспортных предприятий применять свободную форму путевого листа и заполнять его не ежедневно, а один раз в месяц. А путевые листы в случае выплаты компенсации это письмо не отменяет

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

[Нина К.]

А путевые листы в случае выплаты компенсации это письмо не отменяет

собственно, я и не утверждала обратного
ANGEL, а где написано, что при компенсации путевые листы нужны?

[ANGEL]

В НК - читайте цитату в посте #28