К Дню архивов: как хранят электронные счета-фактуры?

10 марта – День архивов.

Уже представили полки с папками, бумагами и тесные коридоры? Это вы зря. Сегодня поговорим о другом – о хранении электронных документов, а точнее - электронных счетов-фактур.

Вопрос №1. Для чего нужен электронный архив?
Есть очевидные причины. Электронные документы хранят по требованиям законодательства, для того, чтобы использовать их в процессе и после завершения документооборота по ним, а также для поиска, выгрузки и представлений в госорганы и суд. При этом, конечно же, должно обеспечиваться разграничение прав – те же электронные счета-фактуры нужно защитить от несанкционированного доступа третьих лиц.

Вопрос №2. Что предлагают операторы ЭДО?
По закону обязанность хранить документы лежит на налогоплательщике. При этом юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) может использовать собственный архив, а может воспользоваться услугами других компаний. В их числе и операторы ЭДО. Сегодня они обычно предлагают:

1. Хранить юридически значимые электронные документы в облаке оператора ЭДО, т.е. по договору они находятся на его серверах. А вы получаете доступ через веб-клиент сервиса или иное приложение.
   
2. Локальное хранение. С этой целью оператор использует свои сервера (или арендованные), но для работы с архивом документов потребуется ECM/СЭД или иная специализированная система.

Подробнее о том, какие решения предлагают в Synerdocs, СБИС, «Такском-файлер» и «Диадок», читайте на нашем сайте.