Электронный документооборот с поставщиками. Отвечаем на вопросы

26 апреля эксперты Synerdocs рассказали, почему известные ритейлеры всё чаще отказываются от бумажной работы с контрагентами. Ведущие ответили на все вопросы, в том числе и неожиданные.


1. Андрей Шкулев: Где хранятся внешние электронные документы?

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs:
Есть два варианта. Первый – хранение в облаке. Второй вариант (его все чаще используют крупные компании) – создание собственных локальных электронных архивов. Какой способ выбрать, решать вам. Напомню лишь, что по закону ответственность за хранение документов несет хозяйствующий субъект.

2. Анна Кольцова: Как технически может быть реализовано оформление расхождений по количеству или качеству товара при его приемке? Допустим, в бумажном виде оформляется ТОРГ-2, в котором ставят подписи водитель и представитель покупателя, который принимает товар. Как это реализовать в ЭДО?

Иван Агапов: В электронном виде ТОРГ-2 создается на стороне той организации, где были обнаружены расхождения по количеству или качеству, и товарная накладная подписывается с учетом данного акта. Акт должны подписывать члены специально созданной комиссии, в том числе представитель грузоотправителя (поставщика, производителя) и главный бухгалтер. На самом деле все зависит от процессов вашей компании. Вы можете перевести их в электронный вид по аналогии с тем, как они реализованы в вашем бумажном документообороте. Также можете использовать процедуру согласования в сервисе или подписание простой электронной подписью, как делаете это с первичными документами.

3. Андрей Скатерной: Сколько компаний используют электронную ТОРГ-2, а сколько – акт приёмки?

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs:
Недавно мы проводили исследование на эту тему. На самом деле применяются разные документы. Но чаще всего компании используют ТОРГ-2, в некоторых случаях – М-7. Так или иначе, если говорить об ЭДО, оператор будет учитывать ваш опыт. Если используете акт приемки, то можете перевести его в электронный вид. Если ваши контрагенты используют иные формы, а вы не против изменений, то можете стандартизировать документы.

Узнайте, о чем еще спрашивали экспертов участники онлайн-семинара «Ритейл в плюсе: почему Wildberries и Levi's перешли на ЭДО?».