Ген. директор уходит в декретный отпуск. Как правильно документально оформить?

[Marian]

Очень нужна подробная консультации кадровиков. Ну или кого-то, кто сталкивался с подобной ситуацией.
В организации гендир уходит в декрет, ну и потом сразу в отпуск по уходу за ребенком. Если я правильно понимаю, на время ее отсутствия необходимо:
1) Оформить протокол собрания учредителей (учредители и ген.дир - разные лица), в котором назначить исполняющего обязанности гендира. Как я понимаю, можно прописать пока срок 1 год, а дальше издать новый протокол (если будет нужно).
2) Гендир по бумагам также является главбухом, кассиром и инспектором отдела кадров. Нужен ли внутренний приказ о том, что и.о. гендира возлагает на себя обязанности главбуха и проч.?
3) Для и.о. гендира нужно доп. соглашение к трудовому договору? Если протоколом он будет назначен сроком на 1 год, то эту информацию нужно указать в доп. соглашении?
4) Нужна ли запись в трудовой книжке и.о. гендира?
5) Если гендир некоторое время, будучи в декретном отпуске, планирует работать, нужно заключить договор ГПХ (срочный)?
6) Понятно, что Протокол собрания учредителей (вернее, его копию) с назначением и.о. гендира нужно будет отнести в налоговую, ФСС и ПФ, Надеюсь, ЭЦП, для сдачи отчетности по ТКС, менять не нужно?

Заранее спасибо всем, кто откликнется.

[katrin0610]

Очень нужна подробная консультации кадровиков. Ну или кого-то, кто сталкивался с подобной ситуацией.
В организации гендир уходит в декрет, ну и потом сразу в отпуск по уходу за ребенком. Если я правильно понимаю, на время ее отсутствия необходимо:
1) Оформить протокол собрания учредителей (учредители и ген.дир - разные лица), в котором назначить исполняющего обязанности гендира. Как я понимаю, можно прописать пока срок 1 год, а дальше издать новый протокол (если будет нужно).
2) Гендир по бумагам также является главбухом, кассиром и инспектором отдела кадров. Нужен ли внутренний приказ о том, что и.о. гендира возлагает на себя обязанности главбуха и проч.?
3) Для и.о. гендира нужно доп. соглашение к трудовому договору? Если протоколом он будет назначен сроком на 1 год, то эту информацию нужно указать в доп. соглашении?
4) Нужна ли запись в трудовой книжке и.о. гендира?
5) Если гендир некоторое время, будучи в декретном отпуске, планирует работать, нужно заключить договор ГПХ (срочный)?
6) Понятно, что Протокол собрания учредителей (вернее, его копию) с назначением и.о. гендира нужно будет отнести в налоговую, ФСС и ПФ, Надеюсь, ЭЦП, для сдачи отчетности по ТКС, менять не нужно?

Заранее спасибо всем, кто откликнется.

Мне кажется вы очень много лишних телодвижений делаете.... когда, моя ген дир (она же гл бух) была в декретном и по уходу до 1,5, потом до 3 лет за близнецами, я ничего не делала, она в реальности всегда приезжала когда могла, подписывала все доки, отчеты и т.д.
И поверьте мне, все было ок

[Marian]

не хочется ради каждой подписи отрывать гендира от ребенка. Ну и потом, так будет правильнее. Например, вдруг проверка налоговая, а у нас все документы подписаны гендиром, которая на самом деле в отпуске по уходу Я готова рассмотреть более простые варианты решения проблемы, предлагайте Но выдергивать человека из отпуска - не вариант

[mvf]

а у нас все документы подписаны гендиром, которая на самом деле в отпуске по уходу

А кто ей может запретить во время отпуска подписывать документы? Бухгалтер?

[katrin0610]

А кто ей может запретить во время отпуска подписывать документы? Бухгалтер?

mvf, правильно говорит, когда человек находится в отпуске, не важно в каком, он имеет право находится где угодно, в т.ч. на работе и подписывать доки. Не выдергиваете человека, сами за него подписывайте (его подписью естественно), под лупу ни кто не будет сверять... я вас умоляю, сами себе проблемы создаете....

[Marian]

вот так и живем -только хотела сделать все правильно и красиво, так нет же - подделайте подпись и не мучайтесь
Ну а если гендир сама хочет, чтобы ее на законных основаниях замещал и.о., чтобы и.о. ставил свои подписи на всех документах? Меня не пугает куча лишних бумажек, мне не сложно составить протокол учредителей и еще парочку приказов. Вы только подскажите, как. Правильные формулировки, что ли... ну или хотя бы подтвердите правильность или неправильность моих мыслей - все ли бумажки я указала.
В ФСС мне сказали, что они хотят видеть приказ о назначении исполняющего обязанности, и также подпись и.о. на отчетности и всех документах по возмещению пособий.

[katrin0610]

вот так и живем -только хотела сделать все правильно и красиво, так нет же - подделайте подпись и не мучайтесь
Ну а если гендир сама хочет, чтобы ее на законных основаниях замещал и.о., чтобы и.о. ставил свои подписи на всех документах? Меня не пугает куча лишних бумажек, мне не сложно составить протокол учредителей и еще парочку приказов. Вы только подскажите, как. Правильные формулировки, что ли... ну или хотя бы подтвердите правильность или неправильность моих мыслей - все ли бумажки я указала.
В ФСС мне сказали, что они хотят видеть приказ о назначении исполняющего обязанности, и также подпись и.о. на отчетности и всех документах по возмещению пособий.

Значит так и пишете, на время нахождения ген директора в декрете, отпуске по уходу за ребенком с такого то по такое, временно назначить и.о. ФИО исполнять полномочия ген директора, что вроде такого.... для ФСС точно пойдет.

[Marian]

Значит так и пишете, на время нахождения ген директора в декрете, отпуске по уходу за ребенком с такого то по такое, временно назначить и.о. ФИО исполнять полномочия ген директора, что вроде такого.... для ФСС точно пойдет.

как писать я понимаю, и что подойдет для ФСС -тоже понятно (собственно, им любой приказ сойдет ). Больше интересует вопрос о том, кто подобный приказ будет подписывать - гендир или учредители?

[Настя-13]

как писать я понимаю, и что подойдет для ФСС -тоже понятно (собственно, им любой приказ сойдет ). Больше интересует вопрос о том, кто подобный приказ будет подписывать - гендир или учредители?

У нас подписывал гендиректор перед отпуском.

[Marian]

Делюсь информацией с теми, кто столкнется с подобной ситуацией и кто захочет поступить официально и законно, а не подписи за гендира подделывать
Вчера получила консультацию от инспектора отдела кадров одной из крупнейших питерских розничных торговых сетей. У человека большой опыт проверок ГТИ, поэтому есть все основания доверять полученной информации
1) Т.к. гендир уходит в отпуск не на месяц, а на довольно продолжительный срок, то нужен протокол собрания учредителей об избрании и.о. Как я уже раньше писала, можно сроком на год, потом продлить (если будет нужно)
2) Нужен приказ о переводе человека, который будет исполнять обязанности гендира, с одной должности на другую (скажем, с должности фин. директора на и.о. гендира). Собственно, это стардартный приказ о переводе, но в его основании будет и личное заявление сотрудника, и протокол собрания учредителей
3) Доп. соглашение к труд. договору делается с указанием новой должности, срока и нового оклада. Запись в тудовую книжку не делается, т.к. перевод временный
4) И.о., вступивший в должность, подписывает сам на себя приказ: "В связи с отсутствием в штатном расписании должности главбуха, кассира и проч. возлагаю данные обязанности на себя". Ну, в целом, также, как когда-то гендир писал.

[behappy25]

Marian, спасибо за информацию!
У нас примерно такая же ситуация получается, только еще хуже)) В штате числится два человека - гендир и бухгалтер. Гендир уходит в декрет, а через месяц следом и бухгалтер!! Назначить и.о. директора, собсссно, некого... Надо кого-то принимать на работу!!! Я тоже присоединяюсь к Вашему мнению, что подписывать за директора (его подписью) документы во время отпуска не вариант... Точнее, во время отпуска по уходу за ребенком директор вполне себе может работать на условиях неполного рабочего дня и подписывать документы, продолжая при этом получать пособие. Но вот во время больничного никак низя!! откажут ведь в возмещении пособия в ФСС. Либо будь на больничном, либо получай пособие(( Так что как минимум на время больничного (140 дней) придется оформлять гендиром кого-то еще.

[Лёнка]

Marian, декларации все равно должен подписывать первоначальный директор...и я бы 100 раз подумала.прежде чем перечислять деньги поставщику.у которого в выписке из ЕГРЮЛ директорИванов,а договор подписывает от имени директора Петров

[ZZZhanna]

консультацию от инспектора отдела кадров одной из крупнейших питерских розничных торговых сетей

И.о., вступивший в должность, подписывает сам на себя приказ: "В связи с отсутствием в штатном расписании должности главбуха, кассира и проч. возлагаю данные обязанности на себя"

Это в одной из крупнейших розничных сетей директор исполняет роль главбуха и кассира?
Как-то эти две фразы не очень сочетаются между собой...

В штате числится два человека - гендир и бухгалтер. Гендир уходит в декрет, а через месяц следом и бухгалтер!!

Т.е. у фирмы продолжается бурная производственная деятельность, а два единственных сотрудника рожают детей? Реально кто работать-то будет?

декларации все равно должен подписывать первоначальный директор

декларации может подписывать любое уполномоченное руководителем лицо, на которого оформлена ЭЦП.

[behappy25]

Т.е. у фирмы продолжается бурная производственная деятельность, а два единственных сотрудника рожают детей?

ну пока деятельность не очень бурная))) бухгалтер работает удаленно, из дома (и будет так продолжать работать). Ну а в штате появятся еще сотрудники, конечно