Чек-лист бухгалтера: проверяем электронный документ на юридическую значимость

Что учесть, чтобы потом не переживать в суде?


Для начала вспомним вот что: юридическая значимость – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (см. ГОСТ Р 7.0.8-2013). В случае с бумагой достаточно удостовериться в правильности заполнения формы и убедиться в том, что у подписавшего лица было на это право. При работе с электронным аналогом появляется кое-что ещё.

1. Обратите внимание на метаданные: XML-схему или формат
Все утвержденные законодательством на сегодняшний день форматы электронных документов - XML-схемы:

• счет-фактура - Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@;
• корректировочный счет-фактура - Приказ ФНС России от 13.04.2016 года №ММВ-7-15/189@;
• документ о передаче товаров (аналог ТОРГ-12) - Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@;
• документ о передаче результатов работ/об оказании услуг (аналог акта выполненных работ) - Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
• универсальный передаточный документ - Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@;
• универсальный корректировочный документ - Приказ ФНС России от 13.04.2016 №ММВ-7-15/189@.

Обязательными для применения являются форматы электронного счета-фактуры и его корректировки, утвержденные Приказами ФНС РФ от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 №ММВ-7-15/189@ соответственно.

2. Всё ли заполнено по правилам?
Для удобства конечного пользователя существует читаемая форма электронного документа – такое его отображение, которое мы привыкли всегда видеть.
Что важно:

• Форма счета-фактуры обязательна к применению и утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.
• Форма первички должна содержать ряд обязательных реквизитов, обозначенных в ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

3. Электронная подпись
Подпись – неотъемлемый реквизит юридически значимого документа. Отношения в области использования электронной подписи (далее – ЭП) регулирует Федеральный закон «Об электронной подписи». Российское законодательство определяет три вида ЭП:

• простая,
• усиленная неквалифицированная,
• усиленная квалифицированная.

Для подписания электронных счетов-фактур используется исключительно усиленная квалифицированная ЭП – данное требование зафиксировано в Налоговом кодексе РФ. При работе с первичкой допускается использование любой подписи.

Подробнее о том, как проверить электронный документ, а также ссылки на законы и приказы ФНС - на сайте Synerdocs.