Разбираюсь со счетами

Есть счета, а есть обязательные платежи по договорам. Есть счета, которые приходят сильно потом. Есть еще налоги, которые нужно платить. Мне нужно в доступном виде это своевременно отображать директору.

Ну и для себя как-то систематизировать, желательно в бумажном виде.
Пока я складываю неоплаченные счета в отдельную папку, после оплаты штампую на них "оплачено" и выкидываю из папки. Но получается не наглядно, потому что открываешь папку и видишь то что сверху лежит, больше пяти счетов одной фирмы уже в голове не укладываются. Создавать каждый раз отчет (табличку) счетов муторно и лениво, а значит забью. Потому что один счет оплачу, нужно или зачеркивать или всю бумаженцию перепечатывать. Вносить туда букывки и цыфырки.
Вот сейчас обнаружила что мы должны по договору заплатить сотню тышч, а я была уверена, что мы уже заплатили. Вылетело из внимания. Нужно директору сводную информацию предоставить, чтоб тоже думал, где брать деньги.
Как на нормальных предприятиях происходит это дело? Ну там где отдел бухгалтерии, секретарша и все такое. Там же не в голове все хранят... Хочу сделать все как надо!