Как сделать работу организации эффективной, а исполнительность сотрудников – нормой

Каждый руководитель мечтает, чтобы возглавляемая им организация работала на 100%, поручения выполняли быстро и точно, сотрудники были инициативны, обсуждения – краткими и по делу, а ответственность не перекладывали «с больной головы на здоровую». Чтобы каждый сотрудник дорожил своим рабочим местом и уважал своего шефа.

Фундамент бизнеса – это исполнительность, без нее невозможно ни существование, ни развитие организации.

Поэтому главное – сделайте исполнительность частью корпоративного духа. Добивайтесь, чтобы ваши поручения выполняли.

Вот как выглядит в идеале организация с высоким уровнем исполнительности поручений:

·  Никто никого не ждет на совещания и мероприятия, сотрудники сами заинтересованы в своем участии в них

·  Решения выполняют в срок и качественно

·  Руководителю не нужно повторять задания и контролировать процесс выполнения

·  Исполнитель поручений сам идет к руководителю и своевременно докладывает о ходе или окончании работ, предлагает варианты решения проблем и не ищет виноватых, если что-то пошло не так, как запланировано

·  Четкость в работе создает особый климат в организации, порождает доверие и инициативность сотрудников, предсказуемость, надежность.

·  Каждый сотрудник дорожит своим рабочим местом и готов к развитию и повышению по службе

Так почему сотрудники не выполняют или плохо выполняют поручения? Рассмотрим основные позиции, которые занимают безответственные сотрудники.

v  «Не умею, не знаю, поэтому не выполняю»

Действия руководителя

·  Правильно ставьте задачу такому подчиненному: определите цель, объем и срок выполнения. При этом разъясните, почему именно ТАКОЙ срок выполнения , ТАКОЙ объем необходим и ЧТО ИМЕННО нужно сделать. Опишите сотруднику ожидаемый результат

·  Подчиненный должен это задание записать. Попросите его повторить задание

·  Спросите, все ли ему понятно и как он будет выполнять ваше поручение – пусть опишет порядок своих действий

·  Сообщите подчиненному как, когда и в какой форме он должен отчитаться о выполнении

·  Объявите о наказании, которое последует в случае невыполнения поставленной задачи

·  Уточните, готов сотрудник выполнить задание со всей ответственностью и с требуемым качеством

Оцените полученные результаты и решите, стоит ли в дальнейшем делегировать задачи подобной сложности данному сотруднику.

v  «Все равно не спросят, можно задание и не выполнять»

Такая ситуация в организации возникает, когда поручения раздают, а контроль за их выполнением отсутствует либо он низкого качества.

Действия руководителя

·  Отдельно определить дела, которые необходимо выполнять изо дня в день.  Записать их в должностные инструкции сотрудников и заставить их докладывать об их выполнении на еженедельном совещании

·  Завести «папку поручений».Она может быть реальной либо электронной

·  В папку сотрудники складывают листы с полученными от вас заданиями, сроками выполнения и результатом исполнения

·  Зачитывайте поручения на каждого сотрудника на совещаниях, а так же озвучивайте ход выполнения заданий. Открытость и доступность информации для всех – неоспоримое достоинство данной системы. Все слышат, видят, что о каждом из подчиненных есть информация, есть динамика информации и это побуждает сотрудников помнить о своих заданиях и действовать для решения поставленных задач

Данная система развивает инициативность сотрудников – если он точно знает, за что ему придется держать ответ при всех, он будет думать, как лучше выполнить задание.

v   «Подожду, когда спросят»

Как правило, такая позиция подчиненного «спросят-не спросят» рассчитана на то, что руководитель забудет о выданном задании.

Действия руководителя

• Чтобы не пришлось работать «секретарем» у собственных сотрудников, заведите правило: задание считаете выполненным тогда, когда исполнитель сдал работу
• Итогом выполнения служит отчет, в котором отражено либо выполнение, либо невыполнение поручения.  Подчиненный должен написать в отчете, почему не выполнено задание, и при этом привести веские аргументы, а не просто «простите, забыл», «прослушал, не услышал»
• Не принимайте во внимание устные объяснения и требуйте письменный отчет!

Общие рекомендации

Проведите несколько обучающих занятий – как на выдачу-получение заданий и подготовку отчетов, так и на решение конкретных ситуаций, взятых из реальной практики вашей организации.  Знания закрепите  тестом. Это заставит сотрудников вникнуть в суть вопроса. Предупредите, что «кто не хочет учиться – может быть свободен».

Разработайте систему поощрений и наказаний, при этом не делая штрафы очень высокими, чтобы у сотрудников «не опускались руки». Тем не менее, плюсы и минусы в работе каждого подчиненного вы должны по достоинству оценивать  и учитывать при начислении зарплаты и премии. Ваши сотрудники должны осознавать, что от ответа за невыполнение поручения им не уйти.

И обязательно закрепляйте успех! Активно используйте эмоциональные и моральные стимулы – это гораздо сильнее мотивирует подчиненных и выше поднимает вас в их глазах.

Чем выше влияние руководителя на подчиненного – тем выше результат!

Воспитывайте культуру исполнения у сотрудников своим примером. Единомышленники в вашем коллективе станут вам опорой в создании успешной организации, которая умеет работать.