Ручные проводки в «1С»

На практике каждый второй бухгалтер прибегал к ручному редактированию проводок в проведенном документе или к созданию документа «Операция, введенная вручную». Так делают, когда невозможно отразить операцию в автоматическом режиме в программе «1С» или отсутствует нужный документ для ведения учета – и это рискованно.

Гораздо проще и удобнее внести исправления вручную, чем искать по всей программе специальный документ и тратить время на поиск информации по его заполнению. А после его проведения гадать: правильно ли он был заполнен, нужные ли проводки по нему сформированы программой. В то время как ручное редактирование позволяет:

Отредактировать сформированную проводку в документе.

Удалить/добавить нужную проводку в документе.

Добавить в документ собственные проводки.

Скорректировать сумму в проводках документа (в случае с исправлением суммы в проводках документа используется документ «Корректировка поступления» или «Реализации», в зависимости от ситуации).

Закрыть счета, которые не всегда получается закрыть автоматически, например, авансы по счетам 60 и 62.

Основным способом отражения хозяйственных операций в программе является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. В некоторых случаях по отдельным хозяйственным операциям требуется изменить сформированные при проведении документа проводки и/или движения по регистрам.

Данные о введенных операциях хранятся не только на счетах учета, но и в специальных регистрах, которые нужны программе для корректной работы. Дублирование данных необходимо для формирования отчетности.

Например, бухгалтер решил отразить хозяйственную операцию вручную. В результате получилась «красивая» оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ), визуально все на своих местах. Что может пойти не так? Сдача отчетности. Когда бухгалтер сформирует отчетность, то сможет увидеть результаты таких операций, введенных вручную. Данные, внесенные вручную, изменятся, а информация в регистрах останется прежней. Один из вариантов негативного развития: данные оборотов на счетах бухгалтерского учета будут отличатся от данных в регламентированной отчетности, которая подается в контролирующие органы (отчетность в программе формируется на основе регистров базы, проводки практически не играют роли в формировании отчетности).

Именно поэтому есть список хозяйственных операций, которые не рекомендуется оформлять с помощью ручных операций:

операции по счетам учета ТМЦ (товарно-материальным ценностям);

операции по счетам учета расчетов с контрагентами;

операции по счетам НДС;