Я посоветоваться: оплатили личные покупки Корпорат.картой

Сотрудник по ошибке оплатил личную покупку корпоративной картой. 22 августа. В сумме 13 т.р.
Я правильно понимаю, что удержать эту сумму из его зп я должна не позднее 30 августа, ведь иначе 31 авг.я должна буду исчислить сотру НДФЛ с этой суммы?
Или все же я должна исчислить его 22 -го числа, т.е. в день покупки?
И должна ли я посчитать %%за пользование деньгами фирмы по ставке рефинансирования ЦБ за период с 22-го по день возврата?
И , кстати, как удобнее сделать: удержать из ЗП или пусть сотр внесёт деньги сам на корпоративную карту?