Напоминать или не напоминать - вот в чем вопрос.

Еще со времен работы наймитом у моего чудного директора, где я сожгла все свои нервы у меня осталось ощущение, что я должна напоминать и бдить всех и вся. Хотелось бы обрести понимание - где границы нормального бдения, а где от меня требуют запредельного клиенты и мое чувство вины.
Ситуация.
1. ИП попросил ему скидывать платежки на ПФР. Он оплачивает нам за это и платит пфр. Посмотрела. Письмо в стиле - готова подготовить платежи. Заплатить их надо до 31 марта. Услуга стоит столько то - отправлено 15 марта! От клиента тишина. Вчера в 17.54 он нарисовывается с душевным воплем. Я вот уже шнурки погладил в банк идти, а платежек все нет! ЧТО Ж ВЫ МНЕ ПРО ЭТО НЕ НАПОМИНАЛИ???
Во это яркая дурацкая ситуация, где я понимаю, что совершенно не виновата. И по-хорошему, надо ему еще и цену поднять за срочность изготовления этих платежек не? Но что-то грызет.
2. Упрощенщик. У нас как бы помесячное обслуживание. Но банк у него на бумаге. Есть договор в котором прописано, что он должен до 10 следующего месяца предоставлять. По факту приносит когда я попрошу. А прошу я когда мне что-то надо по ним сдать. Т.е. попросила я этот банк 20 марта. За 2012год. И что я там вижу? В декабре выплаты физ. лицам. Я чувствую себя виноватой, что не имею банка по месяцам. Тогда можно было б и ФСС сдать/оплатить и все было б нормально.С другой стороны - почему я должна помнить про его банк и ПРОСИТЬ?
3. НДСник. Вот сегодня 28.03.13. К 14 мне надо сказать ему сумму прибыли. У меня нет части документов. Я это просто вижу по банку. Да. Я и не запрашивала эти документы. Сейчас чувствую свою вину. А я правда виновата?

Комментарии:
Мое видение:
1. Скинула по почте - продублируй звонком. После этого твоя душа свободна.
2. Письменно! излагаешь ему последствия того, что он не выполняет договор. Расписываешь все кары небесные, которые могут его постигнуть в конкретной ситуации, о котторой ты не знала (платежи в декабре). Типа "Уведомляем Вас, что...". Вручаешь ему под роспись.
Просить ты не должна.
3. А когда ты увидела банк? Указывай в договоре срок ознакомления с полученными документами (___ дней с момента их поступления тебе), если соообщаешь о нехватке чего-либо в указанный срок - ты права, нет - виновата.
1. Скинула по почте - продублируй звонком.
понимаю, что права...но я ненавижу звонить. Придется(
по п.2. хороший вариант. Типа я уведомила и гуляю свободно.
3. А когда ты увидела банк?
10 января) Но я свела тогда НДС и отложила прибыль.
если соообщаешь о нехватке чего-либо в указанный срок - ты права, нет - виновата.
вот тут интересный вопрос. Это когда я сидела наймитом я бодала манагеров - нет этих доков. Нет этих. Я была заинтересована в том, что б когда пойду к диру говорить о налогах - сумма была минимальна. А тут, по идее, сам дир должен быть в этом заинтересован. У меня нет ни в одном договоре пункта, что я отслеживаю их взаимоотношения с контрагентами. Я работаю по предоставленной мне первичке. Если включать суку и дурочку, то пусть хоть ничего не дают - посчитаю прибыль Доходы минус ноль и подам деклу. Но...дурочку включать - терять клиента...и вина...огромное чувство вины, что я ВСЕМ ДОЛЖНА
По договору у меня еще все строже То есть по договору ты не виновата.
А по совести, я вижу так:

1. Отправив платежки мы делаем приписку, что "после оплаты известите пожалуйста" или "сообщите примерную дату оплаты". При неполучении в разумный или оговоренный срок ответа на письмо/оплаты, мы интересуемся еще раз письменно. При неполучении ответа - звоним. Если и тогда забыл, увы, более не считаем необходимым блюсти и напоминать. Можем иногда, но если что, не считаем себя виноватыми.

То есть, на каждое письмо мы (мои сотрудники) обязаны получить письменный ответ, что клиент его видел и принял к исполнению. Если такого ответа нет, звоним и просим написать емейл. Если клиент письмо видел, то далее не напоминаем, или напоминаем, но опционально.

2. Да, надо просить/требовать. У меня в договоре до 5 числа. Каждое 5 число месяца сотрудники садятся в почту и пишут ВСЕМ клиентам просьбу-требование прислать документы. Часть не присылает, им уходит повторное письмо числа 15-20. Часть не отвечает, им уходит звонок. Если до конца месяца у нас нет документов за прошлый месяц, сотрудники обязаны поставить меня в известность, и с клиентом работаю я лично. Звоню на мобилу и как директор с директором обсуждаю.

3. После того, как мы получили банковскую выписку и первичку и провели ее, мой бухгалтер ОБЯЗАН сообщить клиенту, какие суммы у клиента не закрыты первичными документами. Если это действительно авансы, клиент так и пишет. Все что незакрыто, есть у него в почте, он обязан дослать документы. К сожалению, клиент сам не может сориентироваться, каких первичных у него не хватает. Редко кто может четко по банку собрать и отправить первичку.
Пипец, А где пробелы и абзацы???

ЗЫ: если в посте есть цитата, то пробелы и абзацы исчезают. Мне кажется нас решили выжить из блогов
Это же невозможное что-то!!! Лучше бы не трогали ничего, ироды!
и вина...огромное чувство вины, что я ВСЕМ ДОЛЖНА
Я тебя прекрасно понимаю, ибо через этот же этап прошла сама лично. Я терпеть не могу телефон (у меня фобия, реально), поэтому я общаюсь по емейлу. И тоже было такое, что что-то не дали, по договору я права, а по факту клиент ушел. Решается это грамотно организованными запросами. У тебя есть помощница, посади ее обзванивать каждое 11 число месяца всех тех, кто не предоставил документы.
Демидова Татьяна, у меня нормально выглядит сообщение.
Я терпеть не могу телефон (у меня фобия, реально)
о! Думала я одна такая...
о! Думала я одна такая...
ого, да нас тут много. я, кстати, на собеседованиях это как свой недостаток озвучиваю (когда спрашивают о недостатках). ну типа я борюсь и побеждаю, потому что маладец, но мне нелегко.
Я тоже не люблю телефон. Мне легче подхватиться и "вживую" добежать, поговорить, чем поднять трубку телефона.
ого, да нас тут много.

Ага, +1
Демидова Татьяна, у меня нормально выглядит сообщение.
Потому что я разделила на два.
о! Думала я одна такая...
Я тоже думала также
У меня это началось с тех пор, когда я лет 13 назад работала на дому. У меня было несколько фирм (3-4), я к ним приезжала раз в месяц за деньгами и документами, а все остальное время общались по телефону. Тогда только начали входить в моду мобильники и простой народ редко давал номер своего мобильного. Давали домашний. И я давала. И мои работодатели звонили мне непредсказуемо, в любое время, с глупыми и умными вопросами. Я поставила определитель номера и перестала брать трубки когда мне это было неудобно. Тогда мне посыпались упреки типа "я тебе два дня звонила, ты не брала трубки". Они считали, что я обязана это делать в любое время. А мне становилось все хуже и хуже.

Закончилось все это тем, что я перестала работать на дому, устроилась в офис главбухом в хорошую фирму, перестала давать свой домашний телефон в принципе, а на мобильник отвечаю только тогда когда мне это удобно. Тот, кто мне пробует сказать "я тебе звонил, ты не брала трубку", в первый раз вежливо получает в ответ "да, я не всегда беру трубку, вам придется смириться". Во второй раз такой человек (обычно это клиенты) переводится на моих сотрудников в офисе ("наш городской телефон такой-то, по всем вопросам звоните туда") и больше я на него трубки не беру.

Вот так вот.

ЗЫ: есличо, я до сих пор (13 лет прошло, ужас!) не подхожу к домашнему телефону. Если дома муж, несу трубку ему. Если нет, просто игнорирую.
Я на данный момент сделала для себя вывод,что со всеми новыми клиентами на бухобслуживание буду сразу обговаривать тот момент, что они идут на обслуживание сторонней организацией, а не буха себе нанимают под бок. Яркий пример был недавно: пришел новый клиент: открыл ООО, НДС, отправляет товар, а накладные и сч-ф отправляет позже (доверительные отношения с клиентами, поэтому так). Заключили договор, оплатил авансом за месяц (на дворе было 06 марта), начинаем работу: выгрузила банк, предоставил документы, на основании которых надо сделать реализацию. Периодически он названивает и интересуется как идут дела (вот она фобия телефона откуда и у меня!) - имеет четкий ответ,что все забиваем в базу. 22.03 - разговор по телефону,что клиенты требуют с него доки и когда,мол, они будут готовы. Я ему отвечаю,что все готово, НО у него приходит один товар, а уходит под другим немного наименованием и что делать? Озвучиваю,что так-то у меня все готово - только на печать вывести и скажите клиентам,что будет на следующей недели, но вы определитесь с наименованием, а то не хорошо получается! Скидывает он мне на электронку тогда же все это. И вот тут-то мне бы сразу ему все отправить, но, к сожалению, навалилось столько всего и на следующей недели в понедельник я сижу с ребенком дома, во вторник в офисе не было электричества весь день, в среду проверяю почту, а на ней сообщение: "Что у нас со счетами, 26 число на дворе!!!! " После чего имела с ним разговор по телефону (!!!!) весьма неприятного характера, из которого следовало,что я цитата "не радею за отчетность", не квалифицирована, уйдет к другим, "пошел мне на встречу и оплатил авансом,а работы ни на один процент не сделана (!) и прочее все в таком же духе! Вся моя ошибка заключалась в том,что мне надо было нафиг сразу ему все отправить,хотя с другой,стороны, сказано же было,что на след. недели! Я к чему это - такое ощущение,что это не его бизнес,а мой и вместо того,чтобы спокойно позвонить в понедельник и поинтересоваться когда можно забрать доки, он пишет письма на электронный адрес такого характера. Как будто я обязана была "порадеть" за его бизнес! Все надо на берегу сообщать,что если хотите,чтобы "радели" - нанимайте себе буха на постоянной основе!
Татьяна043, ну вы сами виноваты. Что мешает товар приходовать с тем наименование, которое нужно в "продажных" документах? Времени сэкономите вагон. И что мешало сразу сделать и распечатать документы? Это проще и куда удобнее.
Lenik, приходовать товар под теми наименованиями, какие я хочу, мешают, в первую очередь, возможные претензии со стороны налоговиков о которых я ОБЯЗАНА была уведомить клиента http://www.klerk.ru/buh/articles/247319/ Насчет того,что мешало сразу сделать - я тоже озвучила и признала свою ошибку. Реакция клиента, на мой взгляд, немного неадекватна (особенно,если учитывать тот факт,что он все-таки собирается похоже с нами работать дальше и к чему тогда были все его выпады в мою сторону???). А его ожидания от аутсорсинга завышены.
Lenik, как я поняла клиент сам не мог определиться с каким наименованием продавать
Ночка, да, как выяснилось - с другой стороны бюджетники и им надо определенные наименования, а какие он сам точно не знал.
22.03 - разговор по телефону,что клиенты требуют с него доки и когда,мол, они будут готовы. Я ему отвечаю,что все готово
Т.е. наврали что ли? Иначе чего готовое не отравить? Я бы тоже вопила, если б 22-го мне сказали, что всё готово, а 26 я ничего не получила
Я как перфекционистка решила дождаться всех документов поступления, чтобы свести все, потому как по его данным доки надо выставить ,например, 14.03, а по факту поступление на эти товары 15.03, или еще позже. Товар идет транзитом и какой датой выставят продавцы - неизвестно. Я же говорю - моя ошибка,что не отправила сразу и признаю ее. Хотела как лучше,а получилось - как всегда. Причем я озвучивала,что мне надо все поступления. Которые,к слову, говоря, я еще до сих пор не получила, а на дворе у нас 08.04.
Я бы тоже вопила, если б 22-го мне сказали, что всё готово, а 26 я ничего не получила
ППКС. При любом объяснении
Напоминать или нет - ответ в договоре. Если клиент дорог своим хорошим настроением почему бы и не напомнить. Угрызение совести - только при виновности, не иначе.
 

Подтвердите удаление записи